Happiness Manager

Assistant Virtuel

Cohésion

Bien-être au travail

Le rôle de Happiness Manager, parfois appelé Chief Happiness Officer (CHO) ou Responsable du Bien-être au Travail, est une fonction relativement récente dans le monde de l’entreprise, mais elle gagne de plus en plus en importance à mesure que les organisations prennent conscience de l’impact du bien-être des employés sur leur productivité, leur engagement et leur rétention. Le Happiness Manager se concentre principalement sur la création et le maintien d’un environnement de travail positif, motivant et inclusif.

Voici un aperçu détaillé des tâches, des fonctions et des plus-values qu’un Happiness Manager peut apporter à une entreprise.

Le Happiness Manager est responsable de la gestion et de l’amélioration du bien-être global des employés. Cela comprend plusieurs aspects :

Bien-être physique et mental : Le manager organise des initiatives pour promouvoir la santé mentale et physique des employés, comme des séances de méditation, du yoga, des programmes de gestion du stress, ou encore des conseils sur la nutrition et le sommeil.

Équilibre vie professionnelle/vie privée : Il s’assure que les employés trouvent un équilibre sain entre leurs responsabilités professionnelles et personnelles. Cela inclut la gestion de la charge de travail, l’optimisation des horaires de travail (par exemple, avec des horaires flexibles ou du télétravail), et la mise en place de mesures pour prévenir l'épuisement professionnel (burnout).

Soutien psychologique : En collaboration avec des psychologues ou des coachs professionnels, il propose des séances de soutien psychologique, des programmes de gestion du stress, et des ressources pour les employés confrontés à des problèmes personnels ou professionnels.

2. Culture d’entreprise et cohésion d’équipe

Un des grands objectifs du Happiness Manager est de renforcer la culture d’entreprise et d’instaurer une ambiance de travail agréable. Cela passe par des actions visant à promouvoir la cohésion, la convivialité et l'inclusion dans l'entreprise.

Activités de team-building : Il organise des événements qui favorisent la collaboration et la communication entre les employés. Cela peut être des ateliers, des sorties d’équipe, des jeux de société, des compétitions amicales ou des activités sociales comme des déjeuners ou des afterworks.

Rituel d’entreprise et événements : Le Happiness Manager peut mettre en place des rituels comme des « cafés informels », des pauses-café régulières, des événements pour célébrer des réussites ou des anniversaires d’employés, et d'autres activités ludiques pour renforcer l’esprit d’équipe.

Valorisation et reconnaissance : Il met en place des systèmes de reconnaissance, comme des programmes de récompense (par exemple, un employé du mois), des cartes de remerciements ou des primes de performance, pour montrer aux employés qu'ils sont appréciés.

3. Écoute des employés et gestion des retours

Le Happiness Manager joue un rôle clé dans l'écoute des employés, ce qui est essentiel pour maintenir un environnement de travail harmonieux. Il récolte des retours réguliers, identifie les sources de mécontentement, et s’assure que les préoccupations des employés sont entendues et traitées de manière appropriée.

Enquêtes de satisfaction et feedbacks : Il organise des sondages réguliers pour recueillir les avis des employés concernant leur satisfaction au travail, leur perception de la culture d'entreprise, et leur niveau de bien-être. Il analyse ces retours pour identifier les points d’amélioration et prend les mesures nécessaires pour y remédier.

Entretiens individuels : Le Happiness Manager mène des entretiens individuels (ou des groupes de discussion) pour mieux comprendre les besoins, les attentes et les difficultés des employés. Cela permet de mieux cerner ce qui peut améliorer leur expérience au sein de l’entreprise.

4. Création d’un environnement de travail positif

L’un des rôles clés du Happiness Manager est de veiller à ce que l’environnement de travail soit à la fois agréable, stimulant et propice à la productivité.

Aménagement des espaces de travail : Il s’assure que les espaces de travail sont bien conçus pour favoriser la concentration, la collaboration et le confort. Cela peut inclure l’aménagement de bureaux ergonomiques, la création d’espaces de détente, la gestion de la lumière et de la ventilation, ainsi que l’intégration d’éléments de design agréables à l’œil.

Atmosphère et ambiance de travail : Le Happiness Manager travaille sur l’atmosphère de l’entreprise : un climat de travail qui inspire confiance, bienveillance et respect. Il encourage une communication ouverte et transparente entre les équipes et la direction.

Infrastructures et outils : Il veille à ce que les employés disposent des outils nécessaires à leur bien-être, comme des équipements adaptés, des logiciels performants, et une infrastructure moderne pour le télétravail.

Un Happiness Manager ne se contente pas de répondre aux besoins immédiats des employés. Il est également investi dans leur développement personnel et professionnel à long terme.

Formation au développement personnel : Il met en place des programmes de développement personnel, comme des formations à la gestion du temps, à la gestion du stress, à la communication non-violente, etc. Ces formations permettent aux employés de se sentir épanouis et de mieux gérer leur travail au quotidien.

Plan de carrière et de développement : Il travaille en collaboration avec les équipes RH pour identifier les opportunités de progression de carrière des employés. Il encourage les formations continues, les promotions internes et l’apprentissage tout au long de la vie.

La gestion de l’inclusion et de la diversité au sein de l’entreprise fait aussi partie des responsabilités du Happiness Manager. Il veille à ce que tous les employés, quels que soient leur sexe, leur origine, leur orientation sexuelle ou leurs croyances, se sentent respectés et valorisés.

Programmes d’inclusion : Mise en place d'initiatives pour promouvoir l’inclusion et garantir qu’aucun employé ne se sente discriminé ou marginalisé.

Sensibilisation et formation : Le Happiness Manager organise des sessions de sensibilisation sur la diversité, l’égalité des genres, et la lutte contre les discriminations.

7. Plus-values d’un Happiness Manager pour l’entreprise

Le Happiness Manager apporte de multiples avantages à l’entreprise, à la fois en termes de culture d’entreprise, de performance et de rétention des talents.

Amélioration de la productivité : Un environnement de travail positif et un bien-être accru des employés contribuent directement à une plus grande productivité et à une meilleure performance individuelle. Les employés heureux sont plus motivés et plus impliqués dans leur travail.

Réduction du turnover : En veillant à ce que les employés se sentent bien dans leur travail, le Happiness Manager aide à réduire le taux de turnover. Un personnel qui se sent valorisé et pris en charge est moins susceptible de chercher un autre emploi.

Renforcement de la marque employeur : L’engagement en faveur du bien-être des employés renforce la réputation de l’entreprise en tant qu'employeur de choix. Cela peut faciliter le recrutement de nouveaux talents et améliorer l’image de l'entreprise sur le marché.

Attractivité et rétention des talents : Un employeur qui se soucie du bonheur et du bien-être de ses employés attire des candidats qualifiés et compétents. Les employés actuels sont également plus enclins à rester dans une entreprise qui prend soin d'eux.

Le Happiness Manager joue un rôle clé dans la création d'une entreprise prospère et durable. En mettant l’accent sur le bien-être des employés, en favorisant une culture d’entreprise inclusive et en améliorant l’environnement de travail, il contribue non seulement à la satisfaction des employés, mais aussi à la réussite à long terme de l’entreprise. Cette fonction n'est donc pas une mode passagère : elle devient un levier stratégique pour attirer, motiver et retenir les talents, tout en renforçant la cohésion interne et la performance collective.

Harvard Business Review (HBR) - Gestion des ressources humaines et bien-être au travail
https://hbr.org/

Forbes - Culture d'entreprise et gestion des talents
https://www.forbes.com/

Great Place to Work - Classements et études sur le bien-être au travail
https://www.greatplacetowork.com/

Le Happiness Manager se concentre sur le bien-être des employés en créant un environnement de travail positif, en organisant des activités de cohésion et en écoutant les retours des salariés. Il favorise ainsi une culture d'entreprise inclusive, améliore la productivité et réduit le turnover.

#Compétences

#Recrutement

#Outsourcing

Dans le paysage économique contemporain de la France, l'une des ressources les plus précieuses pour les entreprises est indéniablement ses compétences. Cependant, une tendance inquiétante émerge : la pénurie croissante de compétences qui frappe de nombreux secteurs, mettant en péril la compétitivité et la croissance des entreprises de notre pays. L'objectif premier de cet article est d'explorer en profondeur les défis posés par cette pénurie de compétences, de comprendre les facteurs qui la sous-tendent et d'identifier des solutions potentielles pour les entreprises françaises.

1 - Facteurs à l'Origine de la Pénurie de Compétences en France

Le contexte actuel de la pénurie de compétences en France résulte d'une convergence de facteurs complexes et interdépendants. Parmi eux, le vieillissement démographique joue un rôle significatif. Alors que de nombreux travailleurs expérimentés prennent leur retraite, la relève des générations plus jeunes ne parvient pas toujours à combler les lacunes en compétences laissées derrière elles.

La rapidité des transformations technologiques aggrave également la situation. Les entreprises évoluent dans un environnement en constante mutation, exigeant des compétences nouvelles et pointues pour rester compétitives. Par conséquent, les compétences en demande évoluent rapidement, créant des disparités entre les compétences existantes et celles requises.

Un autre aspect crucial est l'évolution des aspirations des travailleurs. Les nouvelles générations de travailleurs attachent une grande importance à la satisfaction professionnelle, à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu'à l'impact positif de leur travail sur la société. Les entreprises sont désormais confrontées au défi de répondre à ces attentes changeantes tout en maintenant des niveaux élevés de productivité et d'innovation.

En parallèle, la mondialisation et la concurrence internationale jouent un rôle majeur dans la pénurie de compétences. Les talents hautement qualifiés ont désormais un choix mondial d'opportunités, ce qui signifie que les entreprises françaises doivent rivaliser avec des entreprises du monde entier pour attirer et retenir ces talents.

Les conséquences de cette pénurie de compétences sont particulièrement prononcées dans certains secteurs. Les technologies de l'information sont en première ligne, car elles dépendent de profils spécialisés pour tout ce qui touche au système d'information - l'actif le plus précieux d'une entreprise moderne -. Le sourcing et le recrutement de ces profils demande une charge conséquentes pour des business d'abord centrés sur leurs propre clients.

L'ingénierie, moteur de l'innovation industrielle, ressent également le poids de la pénurie, car la conception de produits complexes exige des compétences hautement techniques et créatives.

Dans le secteur de la santé, la demande de professionnels de la santé qualifiés augmente à mesure que la population vieillit et que les technologies médicales avancent. Enfin, le secteur de la production industrielle est confronté à une pénurie de compétences techniques et d'expérience, ce qui peut entraîner des retards de production et des problèmes de qualité.

Chacun de ces secteurs est en prises avec des défis uniques liés à la pénurie de compétences, ce qui nécessite des solutions sur mesure pour attirer et retenir les talents d'une part, et concentrer sur ces fers de lances toute la valeur ajoutée des compétences de l'entreprise.

3 - Conséquences Économiques et Opérationnelles

La pénurie croissante de compétences exerce des pressions significatives sur les performances économiques et opérationnelles des entreprises en France. L'impact le plus immédiat se fait ressentir sur la croissance économique. En l'absence de talents adéquats, les entreprises peuvent rencontrer des difficultés à innover, à développer de nouveaux produits et à saisir de nouvelles opportunités de marché. Cela entraîne des retards dans les projets, une baisse de compétitivité et une croissance ralentie. Et même impact si on noie ces talents sous des tâches subalternes.

L'innovation, élément essentiel pour rester compétitif dans l'économie actuelle, est étroitement liée à la disponibilité de compétences de pointe. Les entreprises ayant accès à des experts créatifs et hautement compétents peuvent plus facilement concevoir des solutions novatrices et conquérir de nouveaux marchés. La pénurie de compétences limite cette capacité d'innovation et réduit les chances de succès à long terme.

Au niveau opérationnel, le manque personnel qualifié peut entraîner des retards dans les projets, une baisse de la qualité du travail et une augmentation du stress parmi l'ensemble employés qui sont chargés de prendre en charge des tâches supplémentaires. L'absence de talents adaptés peut également entraîner une augmentation des coûts, car les entreprises peuvent être contraintes de payer des salaires très élevés pour attirer les rares professionnels disponibles.

4 - Stratégies d'Acquisition et de Rétention

Face à la pénurie de compétences, les entreprises françaises sont contraintes de repenser leurs stratégies de recrutement et de rétention pour attirer et maintenir les talents nécessaires à leur succès. Les méthodes traditionnelles de recrutement ne sont souvent plus suffisantes. Elles doivent adopter une approche proactive en ciblant activement les talents potentiels, en participant à des événements professionnels et en exploitant les réseaux sociaux.

La rétention des talents est tout aussi cruciale. Les entreprises doivent être de plus en plus dans les avantages qu'elles proposent tels que le télétravail, les horaires flexibles et les programmes de bien-être pour répondre aux aspirations changeantes des travailleurs. Les cultures d'entreprise positives et inclusives sont également des atouts majeurs pour retenir les employés et les encourager à rester au sein de l'entreprise à long terme.

La diversification des sources de recrutement est un élément clé pour remédier à la pénurie de compétences. Une option de plus en plus adoptée est l'externalisation de services. En externalisant certaines tâches ou fonctions, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités principales tout en ayant accès à des compétences spécialisées à moindre coût. Cela permet de pallier temporairement les pénuries tout en assurant la continuité des opérations. Exemples : Secrétaire médicale, Chargée de recrutement, Assistante de projet, Chargée de Facturation, etc.

5 - Formation et Cultivation des Compétences

Pour contrer la pénurie de compétences, la formation et le développement continu des compétences occupent une place centrale. Les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité d'investir dans la formation de leurs employés existants pour les aider à acquérir de nouvelles compétences et à s'adapter aux évolutions du marché. Les programmes de formation internes offrent aux employés l'opportunité d'acquérir des compétences spécifiques à l'entreprise et de favoriser la croissance interne.

Les institutions gouvernementales et éducatives jouent également un rôle utile. En collaborant avec les entreprises, elles peuvent concevoir des programmes de formation qui répondent aux besoins du marché du travail. Les partenariats public-privé visant à développer des cursus adaptés aux compétences en demande peuvent contribuer à combler le fossé entre l'éducation et les besoins de l'industrie.

La pénurie de compétences est un défi majeur pour les entreprises en France, mais il est loin d'être insurmontable. Les efforts concertés de toutes les parties prenantes sont nécessaires pour relever ce défi. Grâce à des stratégies novatrices de recrutement, de rétention, de formation et à des politiques d'externalisation adaptées, les entreprises françaises peuvent naviguer avec succès dans cet environnement en évolution et assurer leur prospérité future.

Détail des raisons du manque de compétences actuellement vécue par les entreprise en France, et les solutions possibles.

Crise des Compétences : Enjeux et Solutions pour les Entreprises en France

10 Bonnes Raisons D’opter Pour L’externalisation SAV À Madagascar

Top 10

Madagascar

Externationalisation

À la tête d’une Petite et moyenne entreprise (PME), vous croulez sous le travail. Relance des partenaires, analyse des résultats obtenus, … Parfois, vous ne savez plus où donner de la tête.

Et si vous allégiez votre fardeau en externalisant votre Service après-vente (SAV) à Madagascar ? Travaillant en étroite collaboration avec des assistants malgaches, YoWan Services est l’adresse indiquée pour optimiser vos processus.

Et là, il est probable qu’une part de vous hésite encore.

“Et si le travail fourni par les malgaches ne fournissent pas un travail de qualité ?”, “et si jamais les termes du contrat ne sont pas respectés ?”, “et si je suis déçu après l’embauche du sous-traitant ?”, … Il est normal de se poser toutes ces questions. Toutefois, que ces craintes ne vous fassent pas passer à côté d’une opportunité en or.

Pour celui qui travaille avec une agence de renom tel que YoWan Services., l’externalisation à Madagascar est un véritable levier de croissance. Comment pourrait-il en être autrement au vu des avantages dérivant de cette prestation ?

1. Doter Votre Entreprise D’un SAV Haut De Gamme

Naguère, il était possible pour une entreprise de prospérer en dépit d’un SAV médiocre. Eh oui… L’absence de concurrence a été du pain béni pour certains gestionnaires peu aimables. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas.

Une étude menée par Gartner a révélé que 64 % des clients estimaient que le SAV était plus important que le prix. En d’autres termes, vous n’avez pas forcément à être le meilleur dans votre domaine pour fidéliser votre clientèle. Il suffit que vous fassiez en sorte que vos partenaires se sentent écoutés et validés.

Un SMS de rappel quelques jours avant la date limite… Une résolution rapide des problèmes qui vous sont signalés… Une hotline accessible 24 h/24 et 7 j/7… C’est au-travers de ces éléments que vous prouvez votre attachement à votre clientèle.

Occupé à décortiquer les résultats, il n’est pas sûr que vous mettiez l’accent sur la gestion des clients. Pourtant, c’est l’un des moyens les plus sûrs de booster votre chiffre d’affaires. En effet, le fait de fidéliser seulement 5 % de la clientèle se traduit par une hausse de revenus de 25 % (source : state of global customer report 2017 – Microsoft). En s’appuyant sur cette statistique, il ne faudra pas longtemps avant que les coûts liés à l’externalisation à Madagascar soient remboursés. Pour le financier que vous êtes, c’est un argument à ne surtout pas ignorer.

Après une expérience client médiocre, 89 % des acheteurs se ruent chez un concurrent (source : harris.co.uk). Rappelez-vous de cette statistique au moment où vous vous apprêterez à confier votre accueil à une personne inexpérimentée. Il suffit d’une phrase jugée agressive ou d’un ton perçu comme acerbe pour définitivement perdre un client. Est-ce réellement un risque que vous désirez prendre ?

Chez YoWan S., tous nos conseillers sont issus de grandes universités francophones. Dotés d’un excellent relationnel, leur empathie leur permet de s’adapter à toutes les situations.

Quand le client est en panique, ils se font rassurants et chaleureux. A-t-il besoin d’être rassuré sur les chances de succès de l’entreprise ? Nos conseillers auront un timbre vocal qui ne laisse pas transparaître de doutes.

La gestion de clients est un métier à part entière. Pour celui qui reçoit l’appel d’un acheteur contrarié ou désespéré, les enjeux sont conséquents. Il doit rapidement résoudre le problème tout en gardant son calme. N’oubliez pas : on ne s’improvise pas conseiller client.

Il y a un comportement que la sur exposition médiatique et l’hyper connexion ont induit : le manque de patience. Aujourd’hui, le client veut tout et tout de suite. Quand sa machine à laver tombe en panne, il a besoin qu’une solution lui soit proposée dans la minute. Autrement, dans 54 % des cas, il fera part de sa déception à au moins cinq personnes (source : zendesk.com).

Là encore, les assistants francophones de Yowan S. peuvent vous éviter bien des déboires.

Constamment à pied d’œuvre, notre équipe traite toutes les requêtes dans les délais les plus brefs. Quand un client sollicite notre aide, son appel est décroché en quelques secondes. Pour les mails, il reçoit une réponse dans la journée, voire dans l’heure. Et surtout, tout est fait pour qu’il soit rapidement satisfait.

Selon un rapport publié par Dimensional research, un SAV de qualité se doit de répondre rapidement à ses clients. En optant pour l’externalisation à Madagascar, vous êtes sûr que jamais vos clients ne devront patienter.

Peut-être faites-vous partie de ces entreprises qui désirent avoir une hotline 24/7. Ou alors, vous préférez la limiter aux horaires de bureau. Dans les deux cas, les conseillers malgaches sauront s’adapter à vos besoins.

Flexibles, les sous-traitants malgaches calent leur rythme sur celui de leurs patrons. De même, leurs fonctions sont uniquement celles que vous leur attribuez.

Si par exemple, vous ne désirez externaliser que la redirection des appels, c’est parfaitement possible. Prenez le temps de parler en détail de votre projet à l’un des managers de YoWan. Ainsi, vous n’aurez que les prestations dont vous avez besoin. Cette offre sur-mesure implique un coût plus juste : vous en paierez que pour l’assistance que vous utilisez réellement. Et ce n’est pas tout.

Libéré de ce poids, vous devriez rapidement voir une amélioration de vos finances. C’est donc tout naturellement que vous désirerez développer votre compagnie. Expansion vers d’autres marchés, recrutement de main-d’œuvre qualifiée, création de nouveaux articles, … Ce développement de votre activité s’accompagnera sans doute d’une hausse de vos besoins.

Une fois de plus, Yowan S. sera à vos côtés.

Parce que nous disposons d’une pléthore de conseillers clients francophones, nous n’aurons pas de peine à nous adapter à votre rythme. Des grandes entreprises telles qu’Air France, Les tricolores et Daniel groupe sont satisfaits de nos prestations. Pourquoi n’en serait-il pas de même pour vous ?

Votre entreprise est plus qu’une activité génératrice de revenus. C’est un rêve que vous avez chéri pendant plusieurs années et qui a finalement pris corps. Forcément, quand vous confiez à un tiers la responsabilité de parler en son nom, vous voulez être sûr qu’il sera à la hauteur.

Vous êtes exigeant. Cela tombe bien : chez YoWan S., nous le sommes tout autant.

Afin de rejoindre notre agence, il est nécessaire d’avoir un diplôme universitaire et plusieurs années d’expérience professionnelle. En outre, les candidats doivent passer des épreuves théoriques et des mises en situation.

L’objectif des recruteurs de YoWan S. est clair : ne retenir que des conseillers clients qui feront honneur à votre compagnie.

Faire appel à une agence d’externalisation malgache, c’est intégrer des gestionnaires clients aussi bons que ceux français mais à un meilleur coût. Nos équipes sont formées aux standards internationaux et travaillent régulièrement pour des multinationales.

6. Des Assistants Parfaitement Francophones

Si vos pérégrinations vous ont déjà mené à Antananarivo, vous savez que les malgaches parlent parfaitement le français. Maîtrisant la langue de Molière sur le bout des doigts, leur timbre vocal ressemble à s’y méprendre à celui d’un français. Et ce n’est pas tout…

En plus du français, les malgaches sont connus pour être fluents en anglais. En effet, le système éducatif est tel qu’ils apprennent obligatoirement dès l’école primaire.

Bilingues, voire trilingues, les conseillers clients malgaches sont le secret d’une ouverture à l’international réussie. Pour un client, rien n’est plus rassurant que de pouvoir communiquer avec clarté dans la langue qu’il maîtrise.

Osez dire que vous n’avez jamais eu des sueurs froides à l’idée de converser dans une langue étrangère… Solliciter YoWan S., l’une des meilleures agences d’externalisation de SAV à Madagascar, c’est faire tomber la barrière de la langue.

7. Un Suivi En Temps Réel Des Résultats

Soyons honnête… Quand celle/celui qui gère votre SAV est à 8 500 km, il est normal d’avoir des craintes. Si vous avez l’impression que le prestataire n’est pas sérieux, impossible de débarquer à l’improviste. Dans le cas où vous avez des doutes concernant la qualité des tâches effectuées, il n’est pas sûr qu’un coup de fil suffise.

Pour résoudre ce problème, YoWan S. a mis en place un système de reporting journalier. Chaque jour, vous recevrez un rapport détaillé des actions menées. De plus, vous aurez accès aux logiciels utilisés afin d’observer en temps réel ce que font les opérateurs. Il est important de préciser que la fréquence des reportings peut être changée à votre guise. Et YoWan S. ne s’est pas arrêté là.

En plus d’être complétement transparente sur les chiffres, l’agence a privilégié la proximité. C’est ainsi qu’à Madagascar, une équipe est en permanence sur place. Chargée d’encadrer les opérateurs travaillant dans nos locaux, elle s’assure que tout se passe bien.

Madagascar n’a qu’une heure de plus que la France, voire deux pendant l’été. C’est une différence extrêmement faible qui ne sera pas ressentie par vos usagers. Au moment où Marion, française de 28 ans, est en train de traiter les dossiers, Malala, malgache de 24 ans, fait probablement la même chose.

Du fait de cette légère différence, il est facile d’harmoniser les horaires de travail de vos conseillers malgaches avec ceux de vos employés français. Que demander de plus ?

9. Réaliser Des Économies Conséquentes

En comparaison de la France, le coût de la vie à Madagascar est extrêmement bas. Forcément, cela se ressent sur les salaires. Pour le malgache travaillant comme conseiller client francophone, c’est une activité qui permet quatre à six fois que sur le marché local. Et pour le résident français, c’est un moyen de payer trois fois moins cher pour une qualité premium.

Si les prix sont aussi bas, c’est aussi parce que vous n’aurez pas à supporter les charges salariales ni les coûts liés au recrutement. Jetez un coup d’œil à notre grille tarifaire. Vous serez bouche bée…

10. Optimiser Votre Chaîne De Production

Parce que vous n’avez plus à gérer votre SAV, vous avez plus de temps à consacrer au cœur de votre activité. En outre, des points souvent mis de côté à l’instar de la prospection pourront redevenir le centre de votre attention. Ce n’est pas pour rien que les compagnies dotées d’excellents clients ont des revenus nets supérieurs de 4 à 8 % à la moyenne nationale (source : bain et company).

Externalisez votre SAV à Madagascar via YoWan S. et regardez votre chiffre d’affaires grimper en flèche. 100 % de nos clients sont satisfaits par nos prestations. Qu’attendez-vous pour les rejoindre ? Écrivez le début de votre nouvelle histoire en nous contactant via ce formulaire.

https://www.gartner.com/en/documents/2857722

http://info.microsoft.com/rs/157-GQE-382/images/EN-CNTNT-Report-DynService-2017-global-state-customer-service-en-au.pdf

https://www.zendesk.com/blog/customer-service-and-lifetime-customer-value/

https://d16cvnquvjw7pr.cloudfront.net/resources/whitepapers/Zendesk_WP_Customer_Service_and_Business_Results.pdf

Un SAV d'expert sans décalage horaire et sans accent c&#039;est possible avec nos solutions d&#039;externalisations éthiques à Madagascar.

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14 Tâches qu'une IA ne fera jamais

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Intelligence artificielle

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Les 14 Tâches Indispensables d'un Assistant qui ne seront jamais remplacer par une IA : La Plupart d'Entreprises en Dépendent, et Vous Aussi !

Introduction
Imaginez la scène : un bureau dynamique, où tout semble se dérouler à la perfection. Les employés sont productifs, les réunions se succèdent sans accroc, les emails sont traités avec efficacité, et les clients se sentent écoutés et compris. Mais derrière ce tableau idyllique, il y a une équipe discrète qui assure le bon fonctionnement de tout cela. Ces héros invisibles sont souvent relégués aux tâches dites de « second ordre », mais sans eux, l’entreprise tomberait dans le chaos. Oui, vous avez bien deviné : il s’agit des assistants administratifs.

Dans cet article, nous allons plonger dans l'univers de ces magiciens de l'ombre et découvrir leurs 14 tâches indispensables qui, bien qu’apparemment banales, sont en réalité le moteur d'une entreprise prospère. Si vous vous sentez parfois un peu comme Donald Duck, le pauvre employé débordé à la recherche de son temps et de son énergie, cet article vous donnera peut-être un aperçu des trésors d’organisation et d’efficacité qui vous attendent avec un assistant compétent à vos côtés !

En apparence, un assistant administratif peut sembler être une fonction relativement simple : répondre au téléphone, organiser l’agenda, trier les emails. Mais si l'on gratte un peu sous la surface, on découvre que ce rôle est bien plus stratégique qu'il n'y paraît. Ces tâches apparemment banales, souvent invisibles, sont en réalité le ciment qui lie toutes les fonctions d'une organisation. Un assistant est celui qui permet à l'entreprise de fonctionner sans à-coups. Voici donc 14 tâches essentielles qui sont souvent sous-estimées, mais qui, en vérité, permettent à une entreprise de ne pas s'effondrer sous le poids du quotidien.

1. Saisie comptable et gestion des écritures

La comptabilité est souvent perçue comme un domaine froid et rébarbatif. Pourtant, sans une gestion rigoureuse des écritures comptables, aucune entreprise ne pourrait se maintenir à flot. Et c'est là qu'intervient l'assistant. Il est responsable de la saisie des factures, des paiements et des notes de frais. Il suit les transactions et fait en sorte que les comptes soient équilibrés. Les logiciels comptables ont certes facilité cette tâche, mais un assistant humain reste indispensable pour effectuer les vérifications, s’assurer de la conformité et rectifier d'éventuelles erreurs.

2. Gestion administrative des dossiers clients et fournisseurs

Un autre domaine où l'assistant joue un rôle clé est la gestion des relations administratives avec les clients et les fournisseurs. Il organise et met à jour les dossiers, suit les contrats, et assure que toutes les informations sont exactes et accessibles au moment où on en a besoin. Un bon assistant sait comment gérer cette masse d'informations sans la laisser s'empiler et devenir un cauchemar logistique.

3. Réception des appels téléphoniques et gestion du standard

Une tâche peut paraître simple, mais elle est cruciale : la gestion du standard téléphonique. L'assistant est le premier point de contact entre l'entreprise et le monde extérieur. Il trie les appels entrants, répond aux demandes simples, et oriente les autres vers les bons services ou personnes. Un assistant à ce poste ne se contente pas de décrocher le téléphone ; il incarne l’image de l’entreprise dès le premier « allô ».

Le recrutement n'est pas une science exacte, et c’est ici que l'assistant entre en jeu. Il est souvent responsable du sourcing, c'est-à-dire la recherche de candidats pour de nouveaux postes au sein de l'entreprise. Qu'il s'agisse de scruter les CV, de faire des recherches sur des plateformes de recrutement ou même de mener les premiers entretiens, un assistant joue un rôle crucial dans la constitution de l’équipe. Une bonne gestion du recrutement permet de renforcer la structure de l'entreprise en attirant des talents compétents et compatibles avec la culture de l'entreprise.

5. Gestion des agendas et des déplacements

Une autre responsabilité vitale pour l'assistant est la gestion des agendas. En plus de coordonner les rendez-vous et les réunions internes, il s'occupe de la logistique des déplacements professionnels : réservation des vols, des hôtels, des transports. Rien n’est laissé au hasard. Un assistant efficace optimise les agendas, ce qui permet à la direction de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

6. Gestion des fournitures de bureau et des achats

L'approvisionnement en fournitures de bureau semble anodin, mais c’est une tâche qui peut vite devenir un casse-tête pour une organisation si elle n’est pas bien gérée. L’assistant prend en charge la commande de fournitures, l’approvisionnement et la gestion des stocks. Un bon assistant anticipe les besoins de l’entreprise en matière de matériel et veille à ce que tout soit disponible au bon moment, sans excès ni pénurie.

Le traitement du courrier, qu’il soit physique ou électronique, est l’une des nombreuses tâches que l’assistant gère quotidiennement. Il trie les courriers, répond à certains messages de manière autonome et redirige ceux qui nécessitent l'attention des supérieurs. Le tri efficace des emails permet d'éviter l'encombrement des boîtes de réception et d'assurer que les communications importantes ne soient pas ignorées.

8. Rédaction et gestion de la correspondance interne et externe

L’assistant joue également un rôle de « rédacteur en chef » en matière de communication administrative. Il rédige des lettres, des rapports, des notes de service, et s'assure que la correspondance est envoyée dans les délais. Un assistant compétent sait adapter le ton et le style de la communication en fonction de l'interlocuteur, qu’il s’agisse de collègues ou de clients.

9. Gestion des voyages et des déplacements professionnels

Lorsque les dirigeants ou les employés doivent voyager pour des affaires, l’assistant prend en charge toute la logistique. Cela inclut la réservation des billets d’avion, des hôtels, la gestion des transports locaux, et même la préparation des documents nécessaires (visa, billets, etc.). Un bon assistant anticipe les imprévus et s’assure que tout est en ordre avant le départ, afin que les voyageurs puissent se concentrer sur leurs objectifs professionnels.

10. Suivi des dépenses et gestion des budgets administratifs

Le suivi des dépenses et la gestion des budgets sont essentiels pour maintenir une entreprise à flot. L’assistant veille à ce que les dépenses administratives soient bien enregistrées et qu’elles respectent les budgets alloués. En fin de mois, il prépare les rapports financiers nécessaires à la direction pour une prise de décision éclairée.

11. Coordination des projets et des communications entre départements

Un assistant ne se contente pas de gérer son propre agenda. Il assure la coordination des différents projets entre les départements. Il collecte les informations, met en place des réunions de suivi et s’assure que les délais sont respectés. Une bonne coordination entre les équipes est essentielle pour éviter les retards et garantir l’avancement des projets.

12. Gestion des documents légaux et des contrats

Les documents légaux et les contrats doivent être gérés avec la plus grande rigueur. L’assistant s’assure que tous les documents sont bien archivés, à jour, et disponibles en cas de besoin. Il suit également les dates d’expiration des contrats et prépare les renouvellements en temps voulu.

13. Mise à jour des bases de données et CRM

Les bases de données clients et les systèmes de gestion de la relation client (CRM) doivent être constamment mis à jour. L'assistant veille à ce que les informations soient correctement enregistrées, ajoutées et mises à jour pour que les équipes commerciales puissent accéder à des données précises et actuelles.

14. Support aux équipes RH pour la gestion des documents administratifs des employés

L’assistant administratif soutient également les ressources humaines en assurant le suivi des dossiers des employés : contrats, absences, et autres documents administratifs. Il veille à ce que toutes les informations relatives aux employés soient bien archivées et facilement accessibles.

Conclusion
Les assistants sont bien plus que de simples secrétaires : ce sont des rouages essentiels dans le bon fonctionnement des entreprises modernes. Leur rôle va bien au-delà de la simple organisation des tâches quotidiennes ; ils gèrent, coordonnent et facilitent toutes les opérations en coulisses. Sans eux, l'entreprise risquerait de se retrouver dans un tourbillon de chaos administratif. Alors, la prochaine fois que vous verrez un assistant à son poste, rappelez-vous que, sans lui, tout pourrait rapidement se transformer en un véritable cauchemar logistique.

Tâches Indispensables d'un Assistant Humain que les IA ne remplaceront jamais et dont la Plupart d'Entreprises en Dépendent, et Vous Aussi !

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