Avez-vous déjà pris rendez-vous via appel téléphonique ou contacté une entreprise par email ? Si tel est le cas, votre chemin a forcément croisé celui d’un(e) assistant.e virtuel.le. Professionnel de l’ombre, ce maestro de la gestion administrative est le ciment qui fait tenir entre elles les différentes parties d’une entreprise.

Gestion des clients, contact avec les fournisseurs, organisation interne… De par ses fonctions, ce secrétaire particulier voit défiler du monde. Pour autant, rares sont les personnes qui réalisent à quel point il peut être difficile de tenir cette position.

Exigeant de solides compétences en bureautique et une organisation à toute épreuve, cette profession est idéale pour ceux (ou celles) qui désirent toucher du doigt la réalité du management. En effet, qui mieux qu’un assistant administratif connaît les tenants et les aboutissants d’un projet ?

Alléché par cette mise en bouche ? Votre intérêt pour ce poste ira crescendo au fur et à mesure que vous réaliserez l’étendue de son potentiel.

 

Qu’est-ce qu’un assistant(e) polyvalent(e) ?

 

Rouage central d’une entreprise, l’assistant(e) polyvalent(e) assure la liaison entre la compagnie et les tierces parties. En interne comme en externe, il veille à ce que les informations soient transmises avec fluidité à qui de droit.

Pouvant opérer en tant qu’ assistant.e virtuel.le, ce personnel réalise aussi bien du traitement de texte que de l’émission de factures. À l’aise aussi bien avec les ordinateurs que les êtres humains, il accomplit ses missions sans jamais se départir de son amabilité.

Pour exceller en tant qu’assistant(e) polyvalent(e), il ne suffit pas de savoir taper sur un clavier. Cette position implique de connaître les étiquettes s’appliquant à chaque domaine professionnel. Pensez-vous être capable de relever ce défi ?

 

Quelles sont les missions d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) ?

 

Comme son nom l’indique, l’assistant(e) polyvalent(e) sera tenu d’accomplir une myriade de tâches souvent très éloignées les unes des autres. En fonction de l’entreprise qui l’emploie, il peut être cantonné à des relances téléphoniques ou être responsable d’un pan de la comptabilité.

Même dans des secteurs similaires, il est extrêmement rare de voir deux assistant(e)s polyvalent(e)s occuper exactement les mêmes fonctions. En dépit de cette grande disparité, il est possible de regrouper les tâches d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) en quatre grandes catégories.

 

Assistant(e) polyvalent(e) : un professionnel du secrétariat

Ce serait un crime de lèse-majesté de ne pas ouvrir cette liste avec le secrétariat. Presque toujours devant son écran, l’assistant(e) polyvalent(e) n’en est pas moins au contact des autres.

De ses doigts agiles, il rédige les emails à envoyer aux fournisseurs et autres parties prenantes. De même, c’est à lui qu’incombe la lourde tâche d’accueillir les visiteurs. Comme autres fonctions, il est aussi possible de mentionner la réception des appels téléphoniques et le classement des dossiers.

Portant à merveille la casquette d’assistant administratif, il traite, rédige et organise les lettres et procès-verbaux. En parallèle, il s’assure que les dossiers des clients et des fournisseurs soient en permanence à jour.

 

Assistant(e) polyvalent(e) : un expert en gestion administrative

Face à un assistant(e) polyvalent(e), même Shiva, la déesse hindoue à 8 bras, fait pâle figure. Spécialiste de l’administration, l’assistant(e) polyvalent(e) est capable de passer d’un document à un autre en un battement de cils.

Dans le cas où un fournisseur ou un client manquerait à ses obligations, l’assistant est celui qui devra délicatement le relancer. Au-travers d’un mail au phrasé bien tourné et d’un appel courtois, il effectuera une relance afin que l’entreprise récupère son bien.

En parallèle, il émet les factures, suit les commandes des consommateurs, enregistre les données des utilisateurs et établit des comptes rendus. Pour ce professionnel aux mille et un talents, la gestion et l’actualisation des bases de données est une tâche à réaliser quotidiennement.

 

Assistant(e) polyvalent(e) : un allié des ressources humaines

En plus des devis et factures, un(e) assistant(e) polyvalent(e) gère le planning de tous les membres de son entreprise. Si d’aventure, son supérieur doit se déplacer pour des raisons professionnelles ou partir en congés, c’est à l’assistant(e) polyvalent(e) qu’incombe la gestion de ces événements.

Attention cependant… Dans les petites structures, l’assistant(e) endosse le rôle de responsable Ressources Humaines (RH). Outre la gestion des congés RTT, il établit les fiches de paie et transmet les informations aux organismes compétents.

Pendant les réunions, il tient le rôle de secrétaire. Une fois la séance close, il saisit un compte rendu complet qu’il fera parvenir à tous les participants.

 

Assistant(e) polyvalent(e) : un comptable d’appoint

Est-ce encore nécessaire de préciser que les rôles d’un comptable sont intrinsèquement liés à la taille de la compagnie ? Dans les TPE/PME, il n’est pas rare de voir un assistant(e) polyvalent(e) qui appuie le service de comptabilité.

S’il dispose de la formation adéquate, il suivra toutes les transactions comptables, gardera un œil sur la trésorerie et procédera au recouvrement des factures.

 

Quelles sont les qualités humaines nécessaires pour être assistant(e) polyvalent(e) ?

 

Il faut plus que d’excellentes compétences professionnelles pour réussir dans le monde de l’entreprise. Même s’il passe beaucoup de temps à établir des devis et factures, l’assistant(e) polyvalent(e) ne fera pas long feu s’il ne dispose pas de certains traits de caractère.

 

Être doté de sang-froid

Il n’y a rien de plus difficile que de gérer les Hommes… Point focal de l’entreprise, l’assistant(e) polyvalent(e) sera au contact d’une myriade de personnes, et ce, pour le meilleur comme pour le pire.

En tant qu’assistant(e) polyvalent(e), tous les jours ne seront pas emplis de gaieté. Clients grossiers, fournisseurs dédaigneux, prospect qui passe ses nerfs sur vous… Plus d’une fois, vous aurez envie de hurler avec rage. Seulement, avant de laisser exploser votre colère, accordez-vous le temps de la réflexion.

Vous êtes le visage (ou la voix) de la compagnie. Vous laisser porter par ces émotions négatives porterait un coup fatal à l’image de votre employeur. Les meilleurs assistant(s) polyvalent(s) ont rapidement appris comment recadrer les gens tout en restant courtois. Apprenez cette compétence dès que possible. Additionnée à la maîtrise de soi, elle vous sauvera la vie à maintes reprises.

 

Être capable de s’exprimer en public

Que ce soit par écrit ou oralement, vous devez être en mesure de vous exprimer librement tout en suivant les standards de votre milieu.

Dans une étude parue dans le Journal of Personality and Social Psychology, deux psychologues Américains Justin Kruger et Nicholas Epley ont révélé que le ton des mails était mal interprété 46 % du temps. Ce que vous pensez être un accent enjoué peut avoir des effluves de sarcasme pour un autre.

Maîtriser les codes de l’art écrit, fusse-t-il numérique ou en version papier, est indispensable dans cette carrière. Procès-verbaux, rapports d’activité, mail de bienvenue, etc. Dans la peau d’un assistant polyvalent, vous serez amené à rédiger une myriade de textes aux exigences et aux cibles différentes. Et ce n’est pas tout…

Les assistant(e)s polyvalent(e)s passent généralement de longues heures au téléphone. Pour vos interlocuteurs, votre voix est la matérialisation de la compagnie. Êtes-vous sûr qu’elle desserve vos intérêts ? De même, en face à face, il est important que vous puissiez communiquer avec clarté.

 

Être doté d’un sens de l’organisation à toutes épreuves

Faut-il vraiment expliquer la nécessité de cette qualité humaine ? Peu de professions sont aussi versatiles que le métier d’ assistant.e virtuel.le.

À la fois agent administratif, comptable, employé RH et responsable du secrétariat, l’assistant(e) polyvalent(e) se perdra dans ses notes s’il est désordonné. À l’instar de Marie Kondo, vous devez être habité par l’envie de rangement et ce dans les mondes réel et virtuel.

 

Quelle formation suivre pour devenir assistant(e) polyvalent(e) ?

 

Au vu des missions de l’assistant(e) polyvalent(e), il est facile de comprendre qu’il faut plus que des capacités en traitement de texte pour prétendre à cette profession.

Généralement, il faut disposer au minimum d’un BTS pour devenir assistant(e) polyvalent(e). Cependant, si vous possédez un BAC professionnel assorti de plusieurs années d’expérience, il se peut que votre candidature retienne l’attention d’un recruteur.

 

Quel baccalauréat obtenir pour devenir assistant(e) polyvalent(e) ?

Seuls les diplômes professionnels donnent accès à la profession d’assistant(e) polyvalent. Étant donné que la répétition est la mère de l’enseignement, il convient de souligner une énième fois… Muni d’un BAC professionnel, vous devrez automatiquement jouir de plusieurs années d’expérience avant de candidater à une offre d’emploi d’assistant(e) polyvalent(e).

Actuellement, seuls trois diplômes de fin d’études secondaires permettent d’emprunter cette voie :

  • BAC pro secrétariat ;
  • BAC pro gestion-administration ;
  • BAC techno STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion).
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Quel diplôme universitaire obtenir pour devenir assistant(e) polyvalent(e) ?

Pour devenir assistant(e) polyvalent(e), le moyen le plus sûr reste d’obtenir soit un BAC+2, soit un BAC+3. Non exhaustive, la liste des certifications donnant l’accès à ce métier se présente comme suit :

  • BTS en assistanat de direction ;
  • BTS en assistanat de direction pour manager ou en assistanat de PME/PMI ;
  • BTS en assistanat de gestion de PME/PMI ;
  • BTS en assistanat secrétariat trilingue ;
  • DUT en Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), spécialité gestion administrative et commerciale ;
  • DUT en Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO).

 

Pourquoi recourir à un(e) assistant(e) polyvalent(e) externalisé(e) ?

 

Avec autant de cordes à son arc, il n’est pas surprenant que l’assistant(e) polyvalent(e) soit l’un des personnels les plus prisés actuellement. Dans les PME comme dans les multinationales, il s’assure que les tâches quotidiennes ne nuisent pas à l’atteinte des objectifs finaux.

Seulement voilà… Pour les entreprises, il n’est pas toujours facile de trouver un(e) secrétaire à même de remplir ces fonctions. Entre les coûts liés au recrutement, les charges salariales et surtout la gestion humaine dudit personnel, c’est un fardeau qu’elles ne peuvent décemment endosser. Heureusement, rien ne les y oblige.

De par la nature de ses tâches, l’assistant(e) polyvalent(e) est une fonction qui peut aisément être externalisée, voire dématérialisée. Pensez-y… Avez-vous vraiment besoin que l’assistant(e) soit physiquement présent(e) pour qu’il (ou elle) réalise le traitement de textes ?

En déléguant ce pan de votre société, vous optimiserez votre productivité et réduirez vos coûts.

En effet, faire appel à un(e) assistant(e) polyvalent(e) francophone revient bien moins cher que d’assumer les charges salariales d’un employé à plein temps. Pour autant, cela ne signifie pas que la qualité ne soit pas au rendez-vous. Diplômes, qualifiés, la performance de ces professionnels est telle qu’ils affichent un taux de renouvellement de 100 %.

Bien évidemment, ce chiffre n’est pas le même pour toutes les agences. Seul Yowan Services, une entreprise de prestation implémentée à Paris, est en mesure d’afficher de telles statistiques. Collaborant depuis plusieurs années avec des enseignes ayant pignon sur rue comme Air France, Affiches parisiennes ou Daniel groupe, son expertise n’est plus à démontrer.

Qu’attendez-vous pour leur parler de votre projet et trouver l’assistant(e) polyvalent(e) qu’il vous faut ?

 

Références

 

1) https://www.jobijoba.com/fr/fiches-metiers/Assistant+polyvalent
2) https://www.aadprox.com/assistante-polyvalente/
3) https://www.roberthalf.fr/fiche-metier/assistant-polyvalent
4) https://www.walterspeople.fr/conseils-carriere/assistanat/assistanat-metier-assistant-polyvalent.html
5) https://www.cfa-igs.com/metier/assistante-polyvalente/
6) http://www.psychomedia.qc.ca/communication/2006-10-02/e-mails-le-ton-du-message-tres-souvent-mal-percu#:~:text=Or%20le%20ton%20des%20messages,avoir%20bien%20per%C3%A7u%20le%20ton.