Administration Des Ventes

Administration

Servie après vente

Gestionnaire de comptes clients

Dans le Répertoire opérationnel des métiers et de l’emploi (ROME), la fonction d’assistante en administration des ventes répond au code M1701. Aussi appelé chargé de l’administration commerciale, ADV, gestionnaire de comptes clients, responsable de service après-vente, etc., ce professionnel est encore peu connu du grand public. Quel sacrilège au vu de son apport en entreprise…

Qu’est-Ce Qu’un Assistant En Administration Des Ventes (ADV) ?

Une vente commence bien avant la signature du contrat et s’achève bien après que les deux parties se soient serré la main. Même si ce n’est pas apparent, le cycle de vente est bien plus long qu’il n’y paraît.

Opérant dans le secteur administratif, un chargé de l’administration commerciale a la lourde tâche de s’assurer que les ventes se passent au mieux. Pour cela, il agira en amont et en aval de la transaction à proprement parler.

Avant même que le client passe commande, il se peut qu’il ait besoin d’être rassuré. Quelles sont les politiques de remboursement et d’annulation ? Dans quelles conditions seront expédiés les articles achetés ? De quel délai dispose-t-il pour se rétracter ? C’est à l’ADV qu’il incombe de définir les procédures administratives applicables à son employeur.

De même, dans le cas où l’entreprise devrait solliciter des prestataires externes, très souvent, c’est le gestionnaire de comptes qui élabore les appels d’offres. Eh oui… avant même qu’une signature ne soit apposée en bas de page, cet assistant virtuel est au four et au moulin. Et son métier ne s’arrête pas là.

En plus d’être un as de la rédaction des Conditions générales d’utilisation (CGU) ou de vente, il excelle avec les chiffres. En effet, c’est lui qui est responsable de la gestion de la facturation. Entendez par là qu’il procède à la préparation de la facturation et suit à la trace les avoirs, les escomptes et les encours des clients. Si ces derniers peinent à tenir leurs engagements, le gestionnaire procède aux relances de clients.

Et parce qu’il a à cœur que la transaction se passe bien, l’administrateur de ventes va encore plus loin. Après s’être assuré que la commande ait effectivement été envoyée, il vérifie que la satisfaction est au rendez-vous. Et si d’aventure les produits s’avèrent défectueux, il remonte l’information au management et suggère quelques corrections.

Extrêmement polyvalent, l’administrateur de ventes est l’un de ces professionnels qui deviennent rapidement indispensables. Aussi bien pour les gestionnaires d’e-boutiques que de commerces physiques, il fluidifie les opérations commerciales, leur permettant de se concentrer sur leur activité principale.

Quelles Sont Les Missions D’un Administrateur Des Ventes ?

Au cœur de la négociation commerciale, une assistante virtuelle spécialisée dans la gestion des ventes a plus d’une corde à son arc. Pendant quelques minutes, passez rapidement en revue le récapitulatif de cette profession… Pensez-vous vraiment que les missions de ce professionnel puissent être résumées en deux ou trois lignes ? Absolument pas.

Comme il doit régulièrement passer du front-office au back-office, le gestionnaire de comptes clients est aussi versatile qu’un couteau suisse.

L’établissement Des Procédures Administratives Liées Aux Ventes

Pour qu’une vente se déroule à la perfection, elle doit être pensée avant qu’elle n’ait lieu. C’est ainsi que l’administrateur des ventes devra répondre à au moins quatre questions :

quelle est la procédure d’enregistrement des commandes ?

quelle est la voie à suivre pour préparer les commandes ?

comment s’assurer que la facturation se passe au mieux ?

quels contrôles mettre en place pour fluidifier les opérations ?

Établir Une Procédure D’enregistrement Des Commandes

Suite à une stratégie marketing bien pensée, votre entreprise sera contactée par de futurs clients. Appel, e-mail, commande directe, … À chaque fois, l’administrateur de ventes devra enregistrer la commande et lui attribuer un numéro de suivi.

Afin d’éviter des quiproquos, il se chargera aussi d’expédier des accusés de réception. Dans ces derniers figureront des informations telles que :

la description de l’article (ou du service) ;

les délais, le mode et l’adresse de livraison ;

Dans le cas où la commande fait intervenir un paiement échelonné ou une livraison en plusieurs étapes, l’administrateur de ventes devra en tenir compte. Lors de la préparation de la facturation, il inclura les différentes échéances ainsi que les reliquats des commandes.

Dès que les commandes sont enregistrées, elles sont transférées par l’administrateur des ventes au département de logistique. Là, sous son œil vigilant, elles sont préparées et acheminées vers leurs propriétaires. À chaque fois, un bon de livraison sera adjoint au paquet et fera mention de :

la nature et la quantité de biens présents dans le carton ;

(facultatif) le reliquat d’articles devant encore être expédiés ;

(facultatif) la personne ayant réglé les achats si et seulement si elle diffère du récipiendaire ;

l’affaire à laquelle cette livraison a trait.

Idéalement, la livraison sera effectuée par voie recommandée et le colis remis en échange d’une signature. Même si cela implique quelques frais supplémentaires, c’est un excellent moyen de réduire les pertes et les malversations de clients.

Avec la digitalisation, très souvent, l’enregistrement de commandes va de pair avec l’émission d’une facture. Le logiciel qui enregistre les désirs du client se charge de produire un document attestant de son achat. Toutefois, il est de la responsabilité de l’assistante virtuelle de s’assurer que les informations soient correctes et complètes.

À noter que parfois, la facture fait aussi office de bon de livraison.

Quand il s’agit d’administration des ventes, la prudence est de mise. Il suffit d’une seconde d’inattention ou d’une erreur de frappe pour créer un sac de nœuds. C’est ainsi que certaines interrogations se doivent d’obtenir des réponses franches :

est-ce que la suite logicielle actuelle permet de facilement suivre un dossier ?

est-ce que les différentes opérations doivent suivre un chronomètre précis ?

est-ce que l’entreprise dispose d’un carne répertoriant l’ensemble des commandes et permettant d’en tirer des statistiques ?

est-ce que toutes les livraisons s’accompagnent de la délivrance d’un bon ?

est-ce que la facturation est systématiquement effectuée dans les meilleurs délais ?

est-ce que la facturation respecte la réglementation en vigueur ?

est-ce que l’entreprise dispose d’une procédure standard pour gérer les retours ou les demandes de remboursement ?

En première ligne dans la gestion des opérations de vente, l’administrateur se doit d’être un fin stratège. De même, il est nécessaire qu’il maîtrise les textes de lois et les procédures administratives en vigueur. Oui… Même si c’est une profession qui peut être externalisée, elle n’en reste pas moins complexe.

Le Contrôle De L’application De Ces Procédures

Une administratrice de ventes ne se contente pas de rédiger les procédures liées aux transactions commerciales. Elle veille aussi à ce qu’elles soient respectées à la lettre. Pour cela, elle est amenée à échanger régulièrement avec différents départements. Logistique, Service après-vente (SAV), comptabilité, … Ses missions la poussent à côtoyer presque tout le personnel.

Après avoir réalisé la préparation de la facturation, un administrateur des ventes devra encore s’assurer que tout se passe au mieux. Travaillant en étroite collaboration avec le SAV, il fera remonter les éventuelles plaintes des acheteurs.

Par exemple, ces derniers peuvent être déçus de la qualité de l’article ou estimer qu’il ne correspond pas aux photos commerciales. Dans ce cas, le gestionnaire de comptes clients devra trouver une solution convenant autant aux acheteurs qu’à son employeur. Et si la même plainte revient de façon récurrente, il essaiera d’y trouver une solution définitive.

À noter que si l’acheteur ne respecte pas ses obligations financières, l’administrateur de ventes effectuera des relances de clients. Et si ce dernier ne s’acquitte toujours pas de ses créances, il entamera une procédure de recouvrement.

Au quotidien, une entreprise est amenée à côtoyer aussi bien des prestataires, des fournisseurs que des clients. Et à chaque fois, elle échange des biens ou des services. Pour optimiser la productivité de la compagnie, ces transactions se doivent d’obéir à un canevas précis.

C’est à cet instant précis que l’administrateur de ventes entre en jeu.

Comme lors des commandes, un ADV peut établir les cahiers de charges régissant ces interactions. Ainsi, à chaque fois qu’un des managers devra prendre une décision, il pourra se référer à ce guide procédural.

Quelles Sont Les Compétences Professionnelles Nécessaires Pour Devenir Administrateur Des Ventes ?

Un peu comptable, un peu agent commercial, l’administrateur de ventes se doit d’avoir une pléthore de compétences professionnelles. En plus des savoirs tels que la facturation, l’agent devra aussi être à l’aise avec l’outil informatique. Au quotidien, il sera amené à utiliser Excel mais aussi des logiciels tels que SAP et Salesforce.

Même si ce n’est pas obligatoire, maîtriser une seconde langue peut aider l’administrateur à décrocher des postes à l’international.

Quelles Sont Les Qualités Humaines Nécessaires Pour Devenir Administrateur De Ventes ?

La première qualité à posséder, c’est l’aisance avec les chiffres. En effet, du fait de la nature même de son métier, le gestionnaire de comptes clients sera amené à traiter une grande quantité d’informations numériques. Factures, avoirs de clients, remboursements en cours, … Sans une réelle affinité avec les nombres, il est difficile d’évoluer dans ce secteur.

De même, être un fin négociateur lui permettra d’obtenir des contrats en or pour son client. Et si en plus, il est d’un naturel extraverti, il n’aura pas de peine à faire travailler de concert les différents départements.

Quelle Formation Suivre Pour Devenir Administrateur De Ventes ?

Pour devenir administrateur des ventes, il est nécessaire d’avoir au moins un BAC+2 dans le secteur de la finance. Commerce, comptabilité, gestion, … tous les cursus qui forment à la gestion monétaire sont les bienvenus.

Du fait de la forte compétition sur le marché, la plupart des administrateurs de vente actuels ont au moins un BAC+5. Parfois même, ils ont fait leurs classes au sein de grandes écoles de commerce.

Pourquoi Externaliser L’administration Des Ventes ?

Avez-vous seulement idée du goulot d’étranglement que peut représenter la gestion administrative des ventes ? Faute d’une excellente facturation ou suite à un oubli, ces opérations peuvent vous faire perdre du temps, de l’argent et de l’énergie. Imaginez un instant que vous confondiez les dossiers de deux clients… Ou alors que vous deviez passer trois heures à chercher l’historique des transactions avec le client X.

Pour votre entreprise, c’est une perte de temps, d’argent et d’énergie. Pour vos clients, c’est une dégradation de leur expérience utilisateur. Dire que tout cela peut être évité en faisant appel à un administrateur de ventes externe…

Diplômés, hautement qualifiés, les assistants virtuels travaillant sous la bannière de YoWan Services mettront de l’ordre dans vos systèmes de facturation. Ayant l’habitude de travailler avec des compagnies de toutes tailles et issues de multiples secteurs, ils n’auront pas de peine à optimiser votre productivité. Enfin, vous allez cesser de vous emmêler les pinceaux avec tous ces dossiers.

Du fait de leur efficacité, les administrateurs de vente de YoWan Services affichent fièrement un taux de renouvellement de 100 %. De quel autre argument avez-vous besoin ? Contactez immédiatement YoWan Services au 01 89 16 60 29 ou par email à contact@yowanservices.fr.

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Assistant d'administration des ventes - YOWAN SERVICES

Assistant De Certification Entreprise

Assistant

Certification d'entreprise

Écologie

En tant que professionnel du bâtiment, vous êtes en ligne de front de la rénovation écologique. De plus en plus soucieux de l’environnement, les Français insistent désormais pour que leurs édifices respectent certaines normes environnementales. Pour les rassurer, rien ne vaut une certification délivrée par des organismes d'État éco-environnemental ou des associations à l’instar de QUALIBAT.

Seulement voilà… Quand il s’agit de tenir truelles et pelles, vous êtes un as. Cependant, malgré vos nombreuses années d’expérience sur le terrain, les formalités administratives liées à l’obtention de certifications demeurent un mystère. Face à l’entremêlement de paperasses, vous ne savez absolument pas où donner de la tête.

La bonne nouvelle, c’est que rien ne vous oblige à endurer un calvaire. Avez-vous déjà entendu parler du métier d’assistant administratif spécialisé en certifications d’entreprises ? Relativement jeune, cette profession a déjà aidé des milliers de TPE et PME à s’arrimer à la transformation verte. Qu’attendez-vous pour faire appel à l’un de ces experts ?

Qu’entend-On Par Assistant Administratif Dédié En Certification D’entreprises ?

Homme de l’ombre, l’assistant administratif passe le plus clair de son temps derrière un écran d’ordinateur. De 08 h à 16 h, voire plus en fonction des contraintes du projet, il jongle entre les appels téléphoniques, les relances de mails et les livraisons à d’autres départements.

Souvent désigné par les termes “secrétaire” ou “adjoint administratif”, cet assistant pas comme les autres est la clé de voûte d’un bon fonctionnement interne. En effet, par définition, l’assistant administratif est celui qui s’assure du bon fonctionnement d’un ou plusieurs services.

De façon générale, l’assistant administratif est responsable de la gestion des appels téléphoniques, du traitement et de l’archivage des dossiers, de l’accueil des prospects, etc. Autant dire qu’il a tout intérêt à être extrêmement polyvalent.

Cependant, en fonction du déroulement de sa carrière, il lui est possible de spécialiser dans un domaine bien précis. C’est par exemple le cas de l’assistant administratif dédié en certification professionnelle.

Pour ce dernier, une seule chose compte : obtenir des certifications professionnelles pour les entreprises qui font appel à ses services. Collection des éléments à déposer à OPQIBI, montage des dossiers permettant aux clients d’obtenir les aides financières de l’ACTION LOGEMENT, suivi des procédures en cours, … Professionnel en obtention de certifications, il n’est jamais à court d’idées pour décrocher les fameux sésames pour ses clients.

Quel Est Le Profil Type D’un Assistant Administratif Spécialisé En Certification D’entreprises ?

Avant d’être un expert en certifications professionnelles, ce personnel est avant tout un assistant administratif. De fait, sa formation initiale ne diffère pas de celle de ses comparses.

Même s’il est possible de devenir assistant administratif avec un CAP ou un BEP, l’obtention d’un BAC+2 est fortement recommandée. Dans l’univers de l’assistant administratif, certaines formations remportent la majorité des suffrages. Il s’agit notamment du :

BTS support à l’action managériale (aussi connu sous l’appellation BTS assistant manager) ;

DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ;

Attention cependant… Pour l’assistant administratif dédié à la certification d’entreprises, l’obtention du diplôme n’est qu’un premier pas à effectuer. En effet, il lui reste encore à acquérir un laïus suffisant sur les procédures d’obtention des certifications.

Généralement, cela implique soit qu’il débute sa carrière dans une entreprise spécialisée en certifications, soit qu’il se rende dans une école spécialisée. Et oui… Pour les aspirants assistants administratifs dédiés en certifications professionnelles, la route peut s’avérer longue et parsemée d’embûches.

Quelles Sont Les Compétences D’un Assistant Administratif Dédié À La Certification D’entreprises ?

Il est temps de rentrer dans le vif du sujet… Concrètement, en quoi consiste les missions des assistants administratifs dédiés à la certification d’entreprises ? Pour les profanes et même certains professionnels, il n’est pas toujours évident de répondre à cette question.

Agent polyvalent, l’assistant administratif vous décharge de toutes les responsabilités relatives à l’obtention d’une certification. De fait, ses tâches s’articulent autour de cinq domaines :

la recherche de certifications et d’aides appropriées ;

la recherche et la rédaction de procédures ;

l’aptitude à trouver et saisir des formulaires ;

le suivi de l’avancement des dossiers ;

De toutes ces missions, la première est la clé de la voûte du succès des assistants administratifs dédiés à la certification d’entreprises. C’est pourquoi un accent particulier doit être mis sur sa compréhension.

La Recherche De Certifications Et D’aides Appropriées

Aujourd’hui plus que jamais, l’État français encourage particuliers et entreprises à se mettre au vert. En foi de quoi, nombreuses sont les aides accessibles à la population générale.

Seulement voilà… Chacun d’entre elles vient avec son lot d’exigences à remplir et de contraintes auxquelles se plier. Pour les entrepreneurs BTP comme pour leurs clients, il n’est pas toujours aisé de dresser un tableau réaliste des ressources auxquelles ils ont accès.

C’est là que l’assistant administratif entre en jeu pour la première fois.

D’un naturel curieux, il suit l’actualité des organismes DÉtat éco environnemental pour saisir les opportunités dès qu’elles se présentent. Au fil du temps, il a acquis la maîtrise de certaines certifications et aides de l’État à l’instar de celles décrites plus bas.

L’ANAH : Un Coup De Pouce De L’État Pour Une Maison Plus Verte

Si vos clients sont des particuliers possédant une maison âgée d’au moins cinq ans, leurs travaux de rénovation énergétique peuvent être pris en charge par l’Agence Nationale de l’Habitat.

Pour que cette aide financière leur soit accordée, ils devront se plier à certaines conditions :

leur demeure doit être vieille d’au moins 15 ans ;

le montant des travaux (hors taxes) doit être d’une valeur minimale de 1 500 € ;

le bâtiment concerné doit être la résidence principale des bénéficiaires ;

les propriétaires doivent s’engager à vivre dans le bâtiment pendant au moins six ans.

Au-travers de deux primes baptisées “Habiter Mieux Sérénité” et “Ma prime Rénov”, l’ANAH permet aux Français d’effectuer leurs travaux à moindres coûts. Très souvent, ces derniers se tournent vers les entreprises BTP pour obtenir cette aide bien utile. Avec un assistant administratif dédié à la certification d’entreprises dans vos rangs, vous ferez le bonheur de vos clients et serez en mesure de gagner définitivement leur confiance. Et ce n’est pas le seul exemple dont peuvent bénéficier vos acheteurs…

L’ACTION LOGEMENT : Une Aide Financière Qui Tombe À Point

Le 1er janvier 2017, l’AL entre officiellement en vigueur. Dispositif gouvernemental visant à améliorer les conditions de vie des travailleurs, il est plus connu pour son slogan “faciliter l’accès au logement pour favoriser l’emploi”.

Accessible aussi bien aux propriétaires qu’aux locataires, cette aide financière gouvernementale peut prendre de nombreux visages. Cependant, pour les entreprises du BTP, les utilisations du 1 % patronal qui se montrent dignes d’intérêt sont les suivantes :

le prêt accession : aussi connu sous l’appellation de prêt patronal, ce dispositif permet aux acquéreurs de bénéficier d’une avance de 40 000 € maximum, laquelle sera remboursée dans un délai de 24 ans et à un taux de 0,5 % ;

le prêt travaux d’amélioration : s’étalant sur 10 ans et d’une valeur maximale de 10 000 €, ce prêt permet aux professionnels de rénover leur maison sans se ruiner ;

le prêt d’agrandissement : vos clients désirent ajouter une extension à leur résidence principale ? Avec cette offre de l’ADEME, ils peuvent financer à 100 % ce projet à condition que sa valeur n’excède pas 20 000 € et qu’il puisse s’acquitter de leur dû en l’espace de 25 ans ;

le prêt travaux amélioration de la performance énergétique : avec un taux de seulement 1 % et un plafond de 10 000 €, cette subvention a déjà aidé des millions de Français à améliorer leurs conditions de vie.

L’ADEME : Un Label Vert Mis Au Point Par L’État Français

En 1991, l’Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie voit le jour. Régi par la loi n° 90-1130 du 19 décembre 1990 et le décret n° 91-732 du 26 juillet 1991, cet organisme étatique est le garant d’une France plus propre.

Dirigée par Arnaud Leroy, l’agence a mis sur pied une pléthore de labels écologiques. Leur objectif ? Inciter les entreprises à respecter certains critères environnementaux pour leurs produits, services ou équipements. Reconnues à l’échelle européenne, les certifications délivrées par ce fleuron des organismes DÉtat éco environnemental permet aux entrepreneurs BTP de se positionner comme des acteurs engagés.

La Certification OPQIBI : Un Gage De Qualité Délivrée Par Des Experts

C’est en 1969 que l’Organisme de Qualification de l’Ingénierie voit le jour. Née de la fusion de trois syndicats d’ingénierie, son rôle est d’assurer de la qualification des prestataires du BTP, de l’environnement ainsi que de la performance énergétique.

Assujetti à la norme AFNOR NF-X50-091, l’organisme délivre plus d’une vingtaine de certifications professionnelles, lesquelles marquent la fin d’un parcours de douze étapes. Entre l’immensité du catalogue et la lourdeur de la procédure, difficile de s’en sortir sans un assistant administratif dédié à la certification professionnelle.

Il importe de souligner que ces certifications sont valables pendant quatre ans. Au cours de cette période, trois contrôles sont effectués afin de s’assurer que l’entreprise reste sur les rails.

La Certification QUALIBAT : La Preuve De Votre Savoir-Faire

Très appréciée dans le domaine du BTP, la certification QUALIBAT permet à une entreprise de prouver qu’elle est capable de tenir ses promesses. Situation juridique et fiscale, conditions techniques, état des finances … Les experts de l’enseigne passent chaque élément au peigne fin.

Une fois le label obtenu, ce dernier permet aux entreprises BTP de rassurer les potentiels acheteurs. Ces derniers n’ont pas à craindre que l’entreprise ferme ses portes sans crier gare… Valable pendant quatre ans, cette certification peut être renouvelée une fois au terme de l’échéance.

Quels Sont Les Avantages À Faire Appel À Un Assistant Administratif Dédié À La Certification D’entreprises ?

Arrivé à ce stade de l’article, est-il encore réellement nécessaire de vanter les mérites de l’assistanat administratif spécialisé en certifications d’entreprises ? De par sa maîtrise des processus d’obtention des aides financières et labels, il vous permet d’économiser un temps considérable.

Imaginiez un instant que vous souhaitiez obtenir ces certifications par vous-même… Entre les erreurs administratives et les relances de dossiers, vous perdrez aisément une trentaine d’heures. Confiez ce pan de votre organisation à un assistant administratif dédié à la certification d’entreprises et concentrez-vous sur le cœur de votre activité.

Efficace, l’assistant administratif spécialisé en obtention de certifications professionnelles vous aidera à optimiser chaque rouage de votre entreprise. Grâce à lui, chaque ressource sera utilisée à bon escient. En foi de quoi, vous obtiendrez de meilleurs résultats tout en réduisant les coûts. Que demander de plus ?

La question n’est pas de savoir si vous avez besoin d’un assistant administratif spécialisé en certifications d’entreprises. Le simple fait que vous lisiez ce texte prouve que vous en avez conscience. Cependant, pour des raisons obscures, vous n’avez pas encore sauté le pas…

Faites confiance à YoWan Services et engagez un assistant administratif dédié en certifications d’entreprises qui saura vous surprendre. Rapides, efficaces, 100 % francophones, les personnels de YoWan Services sont une vraie bouffée d’air frais pour les entrepreneurs occupés.

Ma formation – comment devenir assistant administratif

Randstad – devenir assistant administratif

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1328

Wikipédia – agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie

Agence de la transition écologique – labels et certifications

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Assistant administratif de certification entreprise - YOWAN SERVICES

Assistant Comptable

Comptable

Économie

Entreprise

Les tâches comptables représentent une part importante du travail d'un assistant. Elles prennent beaucoup de temps et peuvent être fastidieuses. C'est pourquoi de plus en plus d'assistants font appel à des logiciels de comptabilité automatisés pour gagner du temps et des euros !

Un assistant comptable est une personne qui aide les comptables dans leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent aider à préparer les états financiers, à gérer les factures et les paiements, à tenir les registres de comptabilité, etc. Les assistants comptables sont souvent formés dans une école de commerce ou de gestion et ont une expérience approfondie en matière de comptabilité.

Les avantages d'embaucher un assistant comptable

Les avantages d'embaucher un assistant comptable sont nombreux. En plus de gagner du temps, vous pourrez économiser de l'argent en externalisant certaines tâches. De plus, un assistant comptable sera en mesure de gérer votre comptabilité avec plus d'efficacité et de précision.

Ce que vous devez savoir avant d'embaucher un assistant comptable

Si vous entreprenez et que votre entreprise commence à prendre de l’ampleur, il est temps de penser à embaucher un assistant comptable. Cela vous permettra de gagner du temps et de l’argent. Voici ce que vous devez savoir avant d'embaucher un assistant comptable :

- Un assistant comptable est une personne qui s'occupe de toutes les tâches liées à la gestion financière d'une entreprise : la comptabilité, la facturation, la paie, etc.
- Il est important de choisir un assistant comptable qualifié et expérimenté pour s'assurer que toutes les tâches soient effectuées correctement.
- La plupart des assistants comptables travaillent en freelance, ce qui vous permet de bénéficier d'un coût horaire moins élevé.
- Vous pouvez facilement trouver des assistants comptables qualifiés sur des plateformes comme Codeur.com.

Les assistants comptables sont des professionnels qualifiés qui peuvent aider les entreprises et les particuliers à gérer leurs finances. Ils peuvent vous aider à gérer votre budget, à payer vos factures, à préparer vos déclarations fiscales et à gérer votre comptabilité.

Il existe de nombreuses façons de trouver un assistant comptable. Vous pouvez faire appel à une agence de recrutement, postuler directement auprès d'une entreprise ou utiliser les services d'une plateforme en ligne. Les plateformes en ligne proposent généralement des services plus abordables que les agences de recrutement.

Comment bien travailler avec son assistant comptable ?

Il est important de bien travailler avec son assistant comptable pour gagner du temps et de l'argent. Voici quelques conseils :

- Communiquez clairement vos attentes et vos objectifs.
- Fixez des deadlines claires et respectez-les.
- Donnez à votre assistant comptable les moyens nécessaires pour accomplir sa tâche (accès aux logiciels, formations, etc.).
- N'hésitez pas à demander des comptes rendus réguliers afin de suivre l'avancement des travaux.

L'utilisation d'un logiciel comptable peut vous aider à gagner du temps et de l'argent, tout en assurant la sécurité des données et une présentation claire de vos états financiers. Si vous êtes à la recherche d’une solution efficace pour gérer votre comptabilité, un assistant comptable est le meilleur choix. Vous pouvez faire confiance à cette solution pour faciliter les processus administratifs et optimiser l’utilisation de votre capital pour obtenir les meilleurs résultats possibles.

Déléguez vos tâches de saisie, rapprochement bancaire, enregistrement des notes de frais, émission des fiches de paie, préparation du bilan

Assistant comptable offshore - YOWAN SERVICES

Assistant(E) Polyvalent(E)

Polyvalent

Avez-vous déjà pris rendez-vous via appel téléphonique ou contacté une entreprise par email ? Si tel est le cas, votre chemin a forcément croisé celui d’un(e) assistante virtuelle. Professionnel de l’ombre, ce maestro de la gestion administrative est le ciment qui fait tenir entre elles les différentes parties d’une entreprise.

Gestion des clients, contact avec les fournisseurs, organisation interne… De par ses fonctions, ce secrétaire particulier voit défiler du monde. Pour autant, rares sont les personnes qui réalisent à quel point il peut être difficile de tenir cette position.

Exigeant de solides compétences en bureautique et une organisation à toute épreuve, cette profession est idéale pour ceux (ou celles) qui désirent toucher du doigt la réalité du management. En effet, qui mieux qu’un assistant administratif connaît les tenants et les aboutissants d’un projet ?

Alléché par cette mise en bouche ? Votre intérêt pour ce poste ira crescendo au fur et à mesure que vous réaliserez l’étendue de son potentiel.

Qu’est-Ce Qu’un Assistant(E) Polyvalent(E) ?

Rouage central d’une entreprise, l’assistant(e) polyvalent(e) assure la liaison entre la compagnie et les tierces parties. En interne comme en externe, il veille à ce que les informations soient transmises avec fluidité à qui de droit.

Pouvant opérer en tant qu’assistante virtuelle, ce personnel réalise aussi bien du traitement de texte que de l’émission de factures. À l’aise aussi bien avec les ordinateurs que les êtres humains, il accomplit ses missions sans jamais se départir de son amabilité.

Pour exceller en tant qu’assistant(e) polyvalent(e), il ne suffit pas de savoir taper sur un clavier. Cette position implique de connaître les étiquettes s’appliquant à chaque domaine professionnel. Pensez-vous être capable de relever ce défi ?

Quelles Sont Les Missions D’un(E) Assistant(E) Polyvalent(E) ?

Comme son nom l’indique, l’assistant(e) polyvalent(e) sera tenu d’accomplir une myriade de tâches souvent très éloignées les unes des autres. En fonction de l’entreprise qui l’emploie, il peut être cantonné à des relances téléphoniques ou être responsable d’un pan de la comptabilité.

Même dans des secteurs similaires, il est extrêmement rare de voir deux assistant(e)s polyvalent(e)s occuper exactement les mêmes fonctions. En dépit de cette grande disparité, il est possible de regrouper les tâches d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) en quatre grandes catégories.

Assistant(E) Polyvalent(E) : Un Professionnel Du Secrétariat

Ce serait un crime de lèse-majesté de ne pas ouvrir cette liste avec le secrétariat. Presque toujours devant son écran, l’assistant(e) polyvalent(e) n’en est pas moins au contact des autres.

De ses doigts agiles, il rédige les emails à envoyer aux fournisseurs et autres parties prenantes. De même, c’est à lui qu’incombe la lourde tâche d’accueillir les visiteurs. Comme autres fonctions, il est aussi possible de mentionner la réception des appels téléphoniques et le classement des dossiers.

Portant à merveille la casquette d’assistant administratif, il traite, rédige et organise les lettres et procès-verbaux. En parallèle, il s’assure que les dossiers des clients et des fournisseurs soient en permanence à jour.

Assistant(E) Polyvalent(E) : Un Expert En Gestion Administrative

Face à un assistant(e) polyvalent(e), même Shiva, la déesse hindoue à 8 bras, fait pâle figure. Spécialiste de l’administration, l’assistant(e) polyvalent(e) est capable de passer d’un document à un autre en un battement de cils.

Dans le cas où un fournisseur ou un client manquerait à ses obligations, l’assistant est celui qui devra délicatement le relancer. Au-travers d’un mail au phrasé bien tourné et d’un appel courtois, il effectuera une relance afin que l’entreprise récupère son bien.

En parallèle, il émet les factures, suit les commandes des consommateurs, enregistre les données des utilisateurs et établit des comptes rendus. Pour ce professionnel aux mille et un talents, la gestion et l’actualisation des bases de données est une tâche à réaliser quotidiennement.

Assistant(E) Polyvalent(E) : Un Allié Des Ressources Humaines

En plus des devis et factures, un(e) assistant(e) polyvalent(e) gère le planning de tous les membres de son entreprise. Si d’aventure, son supérieur doit se déplacer pour des raisons professionnelles ou partir en congés, c’est à l’assistant(e) polyvalent(e) qu’incombe la gestion de ces événements.

Attention cependant… Dans les petites structures, l’assistant(e) endosse le rôle de responsable Ressources Humaines (RH). Outre la gestion des congés RTT, il établit les fiches de paie et transmet les informations aux organismes compétents.

Pendant les réunions, il tient le rôle de secrétaire. Une fois la séance close, il saisit un compte rendu complet qu’il fera parvenir à tous les participants.

Assistant(E) Polyvalent(E) : Un Comptable D’appoint

Est-ce encore nécessaire de préciser que les rôles d’un comptable sont intrinsèquement liés à la taille de la compagnie ? Dans les TPE/PME, il n’est pas rare de voir un assistant(e) polyvalent(e) qui appuie le service de comptabilité.

S’il dispose de la formation adéquate, il suivra toutes les transactions comptables, gardera un œil sur la trésorerie et procédera au recouvrement des factures.

Quelles Sont Les Qualités Humaines Nécessaires Pour Être Assistant(E) Polyvalent(E) ?

Il faut plus que d’excellentes compétences professionnelles pour réussir dans le monde de l’entreprise. Même s’il passe beaucoup de temps à établir des devis et factures, l’assistant(e) polyvalent(e) ne fera pas long feu s’il ne dispose pas de certains traits de caractère.

Il n’y a rien de plus difficile que de gérer les Hommes… Point focal de l’entreprise, l’assistant(e) polyvalent(e) sera au contact d’une myriade de personnes, et ce, pour le meilleur comme pour le pire.

En tant qu’assistant(e) polyvalent(e), tous les jours ne seront pas emplis de gaieté. Clients grossiers, fournisseurs dédaigneux, prospect qui passe ses nerfs sur vous… Plus d’une fois, vous aurez envie de hurler avec rage. Seulement, avant de laisser exploser votre colère, accordez-vous le temps de la réflexion.

Vous êtes le visage (ou la voix) de la compagnie. Vous laisser porter par ces émotions négatives porterait un coup fatal à l’image de votre employeur. Les meilleurs assistant(s) polyvalent(s) ont rapidement appris comment recadrer les gens tout en restant courtois. Apprenez cette compétence dès que possible. Additionnée à la maîtrise de soi, elle vous sauvera la vie à maintes reprises.

Que ce soit par écrit ou oralement, vous devez être en mesure de vous exprimer librement tout en suivant les standards de votre milieu.

Dans une étude parue dans le Journal of Personality and Social Psychology, deux psychologues Américains Justin Kruger et Nicholas Epley ont révélé que le ton des mails était mal interprété 46 % du temps. Ce que vous pensez être un accent enjoué peut avoir des effluves de sarcasme pour un autre.

Maîtriser les codes de l’art écrit, fusse-t-il numérique ou en version papier, est indispensable dans cette carrière. Procès-verbaux, rapports d’activité, mail de bienvenue, etc. Dans la peau d’un assistant polyvalent, vous serez amené à rédiger une myriade de textes aux exigences et aux cibles différentes. Et ce n’est pas tout…

Les assistant(e)s polyvalent(e)s passent généralement de longues heures au téléphone. Pour vos interlocuteurs, votre voix est la matérialisation de la compagnie. Êtes-vous sûr qu’elle desserve vos intérêts ? De même, en face à face, il est important que vous puissiez communiquer avec clarté.

Être Doté D’un Sens De L’organisation À Toutes Épreuves

Faut-il vraiment expliquer la nécessité de cette qualité humaine ? Peu de professions sont aussi versatiles que le métier d’ assistante virtuelle.

À la fois agent administratif, comptable, employé RH et responsable du secrétariat, l’assistant(e) polyvalent(e) se perdra dans ses notes s’il est désordonné. À l’instar de Marie Kondo, vous devez être habité par l’envie de rangement et ce dans les mondes réel et virtuel.

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