L’Assistant(e) en Ressources Humaines

 

Parfois qualifié de bras droit du Directeur des Ressources humaines, l’assistant RH est un pivot central de l’administration. Saisie des données, établissement des fiches de paie, rédaction des annonces, … Un assistant en ressources humaines soulage le Directeur de nombreuses corvées.

Qu’est-ce qu’un assistant RH ?


Il faut plus qu’un numéro SIRET pour faire fonctionner une entreprise. Seuls des êtres humains sont en mesure de rendre tangibles les concepts éthériques à l’origine d’une structure. C’est pourquoi, de tous les départements de la compagnie, celui dédié aux ressources humaines requiert une attention particulière.

Au moment où un talent a à cœur de rejoindre une entreprise, c’est au département des ressources humaines qu’il s’adresse. Mieux encore… Une fois admis dans les rangs de la compagnie, c’est vers la même division qu’il se tourne pour structurer son évolution professionnelle.

Très souvent, la personne qui recueillera leurs attentes, c’est l’assistant RH.

Lors du recrutement, c’est à l’assistant qu’il incombe de rédiger l’offre d’emploi. Sous l’égide de son superviseur, ce dernier devra analyser les besoins de l’entreprise. Quel est le point de la chaîne de production qui fait défaut ? À quel poste devra être affecté le nouveau-venu ? Outre ces considérations techniques, l’assistant devra aussi se pencher sur l’aspect pécuniaire.

En effet, engager un personnel implique de revoir le budget alloué à la paie. En foi de quoi, l’assistant devra travailler de concert avec le département gérant les finances. Et une fois que le talent est devenu un membre à part de l’équipe, c’est à l’assistant qu’il incombe de suivre l’évolution professionnelle de ce dernier.

Il importe de préciser que les fonctions de l’assistant RH ne le cantonnent pas au back-office. Au contact de tous les salariés, il est celui qui recueille leurs désirs et note leurs déceptions. Car oui… En plus d’être un fin psychologue, l’assistant en ressources humaines endosse fréquemment la casquette de médiateur.

Homme de l’ombre, l’assistant en ressources humaines est un élément central du succès d’un projet. C’est en grande partie sur lui que repose la productivité de la compagnie. Eh oui… Même s’il travaille à distance, ce professionnel s’avère d’une importance considérable.

Quelles sont les missions de l’assistant en ressources humaines ?


Pour exceller en tant qu’assistant en ressources humaines, il est nécessaire d’avoir plus d’une corde à son arc. Tantôt la tête plongée dans les chiffres, tantôt concentré sur le profil psychologique des candidats, l’assistant est un vrai touche-à-tout.

Procéder au recrutement de nouveaux personnels


Au fur et à mesure que l’entreprise grandit, les besoins en ressources humaines vont crescendo. Peut-être que la compagnie a développé un nouveau pôle technologique… Peut-être que le fondateur envisage de s’étendre en Asie… Ou alors, les tendances du marché poussent la manufacture à adopter une nouvelle stratégie.

Recruter de nouveaux collaborateurs peut s’imposer pour diverses raisons. Et à chaque fois, ce sera à l’assistant en ressources humaines de trouver le candidat idéal.

La première étape consiste à identifier avec clarté les besoins de la société et ce que cette dernière peut offrir afin de les combler. C’est au cours de cette phase que sera rédigé l’offre d’emploi. Profil du candidat, études nécessaires, missions à effectuer, … Tous ces éléments doivent obligatoirement figurer dans les annonces publiées par l’entreprise.

Dans le but de toucher le plus grand nombre, ces dernières seront ensuite mises en ligne au-travers de job boards triés sur le volet. Dès que les candidatures sont reçues par l’entreprise, l’assistant en ressources humaines effectue une pré-sélection. Son objectif ? Mettre de côté les personnes qui ne répondent en rien aux critères mentionnés dans les annonces. Et son travail ne s’arrête pas là.

Même si la décision finale revient aux différents directeurs, l’assistant est tenu de préparer les entretiens. Pour cela, il rédige les protocoles d’interview, réserve les salles où auront lieu les échanges et appelle les candidats retenus.

Au sortir de ce long processus, c’est encore lui qui se charge de la rédaction du contrat de travail. Et une fois que le document sera signé par les deux parties, il se pliera en quatre pour que le nouvel employé se sente comme chez lui.

Gérer et développer les ressources humaines


Aujourd’hui, les professionnels rêvent de gravir les échelons au sein de leurs compagnies. C’est un besoin naturel qu’il incombe à l’assistant en ressources humaines de combler.

Afin de les aider à atteindre leurs objectifs, un assistant leur proposera régulièrement de passer des bilans de compétences. De même, il établira chaque année un plan de formation répondant aux besoins qu’ils ont exprimés. C’est aussi lui qui devra mettre sur pied une démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

S’occuper de la paie du personnel et des organismes sociaux


En milieu professionnel, la rémunération obéit à des règles bien précises. Salaire net, SMIC, allocations, … Pour chaque nouvel employé, l’assistant en ressources humaines se doit d’établir des bulletins de paie qui inclut toutes ces composantes. En parallèle, dans le cas où ce dernier bénéficierait d’une revalorisation, c’est à l’assistant de s’assurer que ses revenus soient ajustés.

En plus de calculer les différentes composantes du salaire, l’assistant en ressources humaines a aussi la lourde tâche d’établir les déclarations sociales. Et si des conventions collectives ont été signées, devinez qui doit s’assurer qu’elles soient respectées ?

Organiser le départ et le retour des personnels


Départ en congés, vacances suite à une grossesse, absences exceptionnelles, … C’est l’assistant en ressources humaines qui s’assure que l’entreprise reste opérationnelle en dépit des mouvements des salariés. Et c’est loin d’être une tâche aisée… Non seulement cela requiert un excellent sens de l’organisation mais en plus cette situation implique que le suivi des dossiers maladie et prévoyance revient à l’assistant.

Gérer les problèmes des salariés


Quand plusieurs personnes travaillent sur un même projet, il est impossible que n’éclatent pas des disputes. Quand viendra ce moment, l’assistant RH devra recueillir les plaintes des parties prenantes. En fonction des circonstances, il se positionnera comme arbitre et résoudra le litige.

Si un salarié est fréquemment à l’origine de soucis, l’assistant en ressources humaines lui donnera la chance de s’expliquer. Et en cas de changements majeurs, c’est cet homme de terrain qui devra tenir le reste de l’équipe informé.

Quelles sont les compétences professionnelles nécessaires pour devenir assistant en ressources humaines ?


Sur le plan professionnel, un assistant en ressources humaines se doit de posséder un minimum de connaissances. Par exemple, il est possible de citer :
  • la maîtrise du droit du travail afin de pouvoir rédiger des contrats qui soient valides et d’établir des fiches de paie en bonne et due forme ;
  • des bases en comptabilité pour ne pas s’emmêler les pinceaux lors de la paie ;
  • la gestion de la paie ;
  • l’utilisation des logiciels de gestion de ressources humaines ;
  • la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) ;
  • la rédaction de rapports professionnels ;
  • une excellente connaissance de son secteur d’activité.

Même si ce n’est pas obligatoire, un assistant en ressources humaines gagnerait à parler couramment la langue de Shakespeare. Au cours de sa carrière, il peut être amené à collaborer avec des partenaires étrangers et se doit donc d’avoir un minimum de culture.

Quelles sont les qualités humaines nécessaires pour devenir un assistant en ressources humaines ?


Comme tous les gestionnaires, l’assistant en ressources humaines doit faire preuve d’une rigueur extrême. Méthodique, polyvalent, il doit pouvoir élaborer un système de classification qui permet de se retrouver facilement.

Étant donné qu’il est appelé à gérer des disputes, l’assistant en ressources humaines doit savoir faire preuve de diplomatie. D’un caractère tempéré, il est capable de s’adapter rapidement aux changements qui surviennent.

Quelle formation suivre pour devenir assistant en ressources humaines ?


Il est nécessaire de disposer d’un diplôme universitaire pour faire carrière dans l’assistanat en ressources humaines. C’est ainsi que tous ceux exerçant ce métier ont au moins un BAC+2, BAC+3 ou un BAC+5. Dans le détail, les différentes formations qui permettent de devenir assistant en ressources humaines se présentent comme suit.

Quel diplôme BAC+2 pour devenir assistant en ressources humaines ?


  • BTS Assistant de direction.
  • DUT Gestion des entreprises et des administrations (DEA).
  • BTS Comptabilité et gestion.
  • BTS Assistant de gestion PME/PMI.

Quel diplôme BAC+3 pour devenir assistant en ressources humaines ?


  • Licence pro en Gestion des ressources humaines.
  • Licence en Droit, économie et gestion du personnel.

Quel diplôme BAC+5 pour devenir assistant en ressources humaines ?


  • Master pro en Droit des activités économiques et sociales.
  • Master pro en Droit social et en droit des affaires.
  • Master pro en Droit, gestion des entreprises et économie.
  • Master pro en Ressources humaines.
  • Master de l’Institut d’études politiques (IEP).
  • Master de l’Institut d’administration des entreprises (IAE).
  • MBA en Management des entreprises.

Pourquoi faire appel à un assistant en ressources humaines externe ?


Pour les multinationales, très souvent, engager un assistant en ressources humaines n’est pas un souci. Disposant de moyens faramineux, elles peuvent se permettre cet investissement. En revanche, pour les PME, lesquelles représentent 80 % du tissu économique français, c’est une autre paire de manches.

C’est à cet instant précis que l’externalisation de services entre en jeu.

Au sein de YoWan Services, vous trouverez des assistants qualifiés qui ne demandent qu’à vous aider. Et externalisation de services oblige, les engager vous coûtera moins cher et optimisera votre productivité.

Un prix qui répond réellement à vos besoins


L’avantage de l’externalisation, c’est que vous ne payez que pour ce dont vous avez réellement besoin. À la différence d’un CDD ou d’un CDI, un prestataire n’est rémunéré que quand ses services sont requis. En-dehors de ces périodes, vous ne débourserez pas un centime.

Un gain de temps remarquable


En moyenne, une PME perd 124 jours à se débattre avec la paperasserie administrative (source : persee.fr). Engager un assistant en ressources humaines vous permettra de consacrer plus de temps à votre cœur de métier. Pré-sélection, rédaction d’annonces, gestion de la paie, … Laissez votre assistant virtuel s’en charger pour vous.

Des professionnels à votre service


Pour devenir l’un des assistants virtuels de YoWan Services, il est nécessaire d’être diplômé d’une université prestigieuse et d’avoir plusieurs années d’expérience. De cette politique de recrutement drastique, découle un taux de renouvellement de 100 %. Combien d’entreprises peuvent afficher un tel score ?

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Références bibliographiques


1. https://www.cegos.fr/fiches-metiers/les-metiers-des-ressources-humaines/fiche-metier-assistante-rh
2. https://www.manpower.fr/assistant-rh
3. https://www.ifocop.fr/la-fonction-rh-en-2014-quelle-mission-et-quelles-taches-dans-lentreprise-quels-metiers/
4. https://www.regionsjob.com/observatoire-metiers/fiche/assistant-ressources-humaines
5. https://www.cidj.com/metiers/assistante-assistant-de-ressources-humaines