Vous êtes trop occupé et vous n’arrivez plus à concilier votre vie professionnelle et votre vie familiale ? Engager une assistante personnelle vous sera d’une grande aide. Une assistance personnelle désigne une professionnelle proposant son aide à un entrepreneur ou un chef d’entreprise de TPE ou PME dans ses tâches personnelles et professionnelles au quotidien. 

Les tâches professionnelles à confier à une assistante personnelle

Une assistante personnelle est la personne qui peut se charger de vos tâches chronophages et récurrentes. Elle s’en occupe généralement à distance, ne nécessitant pas d’espace dédié dans vos locaux. Il s’agit d’une externalisation de services.

L’assistante personnelle aura des tâches parfois similaires à une assistante de direction. Ses missions varient toutefois en fonction des activités de son employeur. Ce dernier lui délègue une part de travail afin de rester concentrer sur ses actions à fortes valeurs ajoutées et ainsi se concentrer sur ses priorités. Et les tâches peuvent être professionnelles ou privées et c’est le client qui définit le type et le volume des tâches selon ses besoins.

Les missions les plus courantes

Bien qu’une assistante personnelle ait des attributions très diversifiées, certaines missions sont récurrente.

Gestion de mail

Dans cette mission, l’assistance personnelle gère et fait le tri des mails, des spams et des messages venant des réseaux sociaux. Pour vous aider à commencer agréablement votre journée, elle classe les messages dans votre boîte de réception, les mails dans vos dossiers et les spams dans la corbeille. Si telle est la consigne, elle envoie aussi les réponses courantes et mails de remerciements.

Organiser un agenda

Engager une assistante personnelle est très bénéfique pour un chef d’entreprise. Vous bénéficiez d’un énorme gain de temps et d’une grande productivité. Elle va vous établir un agenda bien organisé et vous envoyer la synhthèse de votre journée à venir, pour vous aider à bien démarrer votre journée, préparer vos rendez-vous et vos rappels courants liés à la vie de famille. Elle s’arrange pour prévoir un temps pour souffler entre deux RDV et un délais supplémentaire pour les imprévus, les priorités et les urgences. Pour une bonne organisation, elle classera les urgences par priorité dans l’agenda.

Réceptionner les appels du standard téléphonique

Outil indispensable à une assistante privée, un standard téléphonique représente l’interface entre votre monde et elle. Elle prend votre relais pour filtrer les appels entrants, renseigner vos clients et vous fait le récapitulatif des appels importants que vous avez manqué. Pour assurer cette mission, l’assistante doit avoir des connaissances sur les services ou les produits de votre entreprise. Elle pourra ainsi se positionner en tant qu’ambassadrice de votre marque. Mettre en place un petit script à respecter pour les demandes les plus courantes peut-être nécessaire dans cette tâche.

La transcription

Même encore méconnue, la transcription est de plus en plus pratiquée dans le métier de l’assistanat. Certains clients engageant une assistante personnelle n’envoient pas uniquement de message pour communiquer, mais aussi des fichiers  audio. Ensuite votre assistante exécute les consignes transmises et retranscrit le contenu des réponses à envoyées que vous lui avez dicté.

 

Gestion de documents administratifs et officiels

Comme un dirigeant d’entreprise est très sollicité par sa société, il n’a pas suffisamment de temps pour bien gérer attentivement tous les documents qu’elle reçoit. Confier ces tâches de secrétariat à une assistante personnelle lui offre ainsi une bouffée d’oxygène supplémentaire. Une synthèse suffit. Véritable soutien administratif, l’assistante va l’aider à élaborer et à gérer notamment tous les documents relatifs aux courriers reçus, aux compte-rendus de réunions, aux recrutements en cours, etc…

Gestion de factures

La gestion de facture implique le suivi de paiement, la modification et l’édition de commandes. Il s’agit aussi de les classer et de les archiver si nécessaire. Comme il s’agit d’un travail concernant la comptabilité, l’assistante doit parfois interagir directement avec le comptable pour la facturation. C’est aussi son rôle d’établir un travail à la fois collaboratif et harmonieux avec les autres départements.

Les missions personnelles d’une assistante privée

Véritable ange gardien de votre privée et fera les rappels dont vous avez besoin, proposera son aide pour choisir un cadeau, réserver un table ou trouver une nounou pour vous libérer.

Véritable conciergerie privée à elle seule, l’assistante privée prend en charge tous les services non-professionnels de son client. Elle l’aidera dans les démarches pour obtenir un visa, préparer un dossier de candidature pour un appartement, déposer une annonce, trouver un plombier, organiser un dîner, à acheter un cadeaux. Impliquée dans la vie privée de son client, elle peut être aussi sollicitée à organiser ses vacances, trouver une aide ménagère, contacter l’école de ses enfants… Son rôle est de faciliter le quotidien de son client pour lui faire gagner du temps.

Avantages d’engager une assistante personnelle

En collaborante avec YoWan Services, votre assistante personnelle est régit par un simple contrat, sans engagement et sans aucune gestion du contrat de travail. 

Il n’y a pas de contrainte d’heures ni d’obligation de durée. En confiant les tâches administratives à une assistante privée, vous pourriez consacrer plus de temps à votre petite famille, à vos enfants, à vos clients…

Opter pour une assistante externalisée, pourquoi ?

Une démarche étique, équitable, bienveillante…. Et un choix d’abord pour vous facilité la vie.

L’assistance externalisée est une excellente option si vous voulez consacrer plus de temps à développer votre entreprise et accélérer sa progression. Pour vous TPE, PME ou autres, vous pouvez bénéficier de la grande polyvalence, de la flexibilité et de l’expertise des assistantes externalisées.

Lorsque vous externalisez les tâches qui sont courantes et qui vous prennent du temps au quotidien, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur vos activités et faire prospérer votre entreprise. Vous gagnerez même en sérénité, car votre assistante se charge d’assurer votre tranquillité d’esprit. L’assistanat externalisé vous permet d’alléger votre charge mentale pour développer votre business en toute confiance.

 

https://www.cegos.fr/ressources/mag/assistants/assistante-personnelle-un-metier-passionnant
https://www.institut-conciergerie.com/metier-assistant-personnel/
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https://www.secretaire-inc.com/les-qualites-essentielles-dune-assistante-personnelle/