La gestion du remplacement d’un départ en congé maternité

En 2019, 753 000 femmes sont devenues mères (source : INSEE). Rires, pleurs, félicitations, … Pour les nouvelles mamans, c’est le début d’une nouvelle aventure particulièrement rayonnante. En revanche, pour leurs employeurs, le son de cloche n’est pas forcément le même.

Selon le Code du travail, la durée du congé de maternité peut aller de 16 à 34 semaines. C’est long… Très long… Pour la société, c’est un déficit en ressources humaines qu’il faut absolument combler.

Est-ce que vous êtes un dirigeant d’entreprise dont la collaboratrice va bientôt partir en congé maternité ? Découvrez comment gérer cette situation avec tact et sans altérer la productivité de la compagnie.

Bien préparer le départ de la femme enceinte

C’est la première des choses à faire. Avant même de chercher une société d’externalisation, prenez quelques minutes pour rassurer votre collaboratrice.

Comment gérer l’annonce d’une grossesse par une salariée

Interrogées, 70 % des femmes de 25-34 ans ont décrit l’annonce de leurs grossesses à leurs patrons comme étant un moment “difficile” (source : étude Odoxa). À chaque fois, des dizaines de questions envahissaient leurs esprits :

  • est-ce que l’annonce de ma grossesse ne donnera pas lieu à un pugilat professionnel ?
  • est-ce que mes supérieures hiérarchiques ne chercheront pas un prétexte pour me licencier ?
  • n’est-ce pas l’occasion que Salomon attend pour s’accaparer mon poste ?
  • qu’en sera-t-il de ma situation lors de mon retour ?
  • ne serais-je pas blâmé pour être tombée enceinte alors que le travail abattu sur le dossier “Ocean eleven” commence à porter ses fruits ?
  • etc.

Peu d’employeurs se rendent réellement compte de la charge psychologique de cette annonce. Heureusement, vous n’êtes pas l’un de ces patrons sans cœur. La preuve : vous cherchez un moyen d’assurer la continuité de service tout en respectant les droits fondamentaux de votre employée.

Quand elle se sentira prête, votre collaboratrice vous fera part de son état. Très souvent, les femmes attendent la fin du premier trimestre pour informer leurs supérieurs hiérarchiques. En effet, ce n’est qu’à la fin du troisième mois que les risques de fausses couches diminuent considérablement.

Lorsqu’elle vous fera part de sa grossesse, félicitez-la ! Oui… Cela peut sembler anodin mais encore aujourd’hui, un tiers des employeurs s’offusque de la grossesse d’une collaboratrice (source : cadreo.com). Ne contribuez pas à l’accroissement de cette sombre statistique.

Toujours selon la même étude, 47 % des femmes estiment qu’avoir un enfant a été le plus grand bouleversement de leur carrière. Même si vous êtes obnubilé par la passation de tâches de la future maman, ne perdez pas votre humanité. En effet, une fois son congé de maternité terminé, cette dernière reviendra au sein de votre compagnie. Pour qu’elle soit de nouveau productive, il est préférable que la séparation (temporaire) se passe dans d’excellentes conditions.

Prendre les devants concernant son départ

Une fois que vous l’avez rassuré sur sa situation, il est temps de vous enquérir des détails de sa grossesse. Tout en respectant son intimité, essayez de savoir :

  • si elle a déjà des enfants ;
  • si ce n’est pas sa première grossesse, combien d’enfants a-t-elle ?
  • est-ce une grossesse gémellaire ou attend-elle un seul enfant ?

Agissez avec tact. En effet, la frontière entre les questions intrusives et celles ayant uniquement trait à son départ est très mince. N’oubliez pas que vous marchez sur des œufs…

Si vous n’avez jamais été confronté à la grossesse d’une collaboratrice, il se peut que vous vous interrogiez sur l’intérêt de ces questions. Elles ont vocation à estimer la durée probable de son absence.

En fonction des circonstances, le législateur a prévu différentes périodes de repos pour les mamans. Par exemple, une femme qui attend son premier enfant aura droit à 26 semaines de repos contre 16 semaines pour une primipare. Dans le cas où votre collaboratrice attend deux enfants, son congé maternité sera de 34 semaines (8,5 mois). Trois enfants ou plus ? Vous devrez vous passer de ses services pendant 46 semaines, soit presque un an.

Le fait d’avoir ces données en main vous permettra de planifier votre stratégie d’adaptation. Sur les courtes périodes, parfois, il suffit de répartir les tâches de l’absente entre les différents membres de l’équipe. En revanche, sur le long terme, il est préférable de confier ces contrats à des personnels dédiés.

Et c’est là que l’externalisation de services entre en jeu.

Quelles solutions pour faire face à un congé de maternité ?

Comme précisé plus haut, quand une collaboratrice s’absente temporairement, l’employeur a deux options : déléguer ses tâches ou solliciter une aide extérieure.

Dans quels cas répartir le travail entre les membres restants ?

Cette solution n’est pas réellement adaptée à un congé maternité. Pour un jour, quelques semaines ou un mois, pourquoi pas ? Mais sur une période minimale de quatre mois… La charge professionnelle deviendra rapidement insupportable pour vos autres collaborateurs.

Même s’ils sont heureux pour la jeune maman, ils ne pourront s’empêcher d’éprouver du ressentiment. En dépit de l’affection qu’il lui porte, une part d’eux sera furieuse. “Si je travaille autant, c’est à cause d’elle”, “pendant que je me tue au travail, elle passe du bon temps avec ses enfants”, etc. Très vite, l’ambiance au travail deviendra délétère.

Pire encore… Si vous optez pour cette solution en espérant une baisse des coûts, vous obtiendrez l’effet inverse. Entre la fatigue, l’épuisement mental et l’absence de compétences dédiés, le rendement de la compagnie sera en chute libre.

Déléguer des tâches pour une absence de quelques jours ? Pourquoi pas. En revanche, lors d’un congé maternité, mieux vaut éviter.

Quelles options durables pour gérer un congé de maternité ?

Quand une collaboratrice part en congé maternité, le plus simple reste encore d’engager un remplaçant. Et là, une autre question se pose… Entre le stage, le CDD, l’intérim et l’externalisation de services, quelle solution privilégier ?

Engager un stagiaire : bonne ou mauvaise idée ?

Sans tomber dans les clichés, les dirigeants d’entreprise adorent les stagiaires. Fraichement diplômés, les étudiants en début de carrière sont disposés à travailler pour des salaires minimes. Sauf que la durée maximale d’un stage est de six mois (source : entreprendre.servicepublic.fr) et surtout, un stagiaire requiert un encadrement permanent.

Même s’il a été major de sa promotion, un stagiaire n’a pas encore la maîtrise réelle des activités professionnelles. C’est pourquoi il ne peut pas opérer sans surveillance. Plus important encore : un stagiaire ne peut se substituer à un employé compétent.

Engager un stagiaire exige d’une entreprise qu’elle investisse dans sa formation avant qu’il ne devienne pleinement effectif. Très souvent, le délai d’adaptation du nouveau-venu équivaut à la période du congé maternité (4-6 mois).

En résumé : recruter un stagiaire pour combler le trou laissé par un congé maternité vous coûtera extrêmement cher et ne produira pas les résultats escomptés.

CDD, intérim, … Et si ces contrats temporaires étaient la solution ?

Un stagiaire n’est pas assez compétent pour remplacer une collaboratrice partie en congé de maternité ? Bien ! Vous allez donc engager un professionnel aguerri via un Contrat à durée déterminée (CDD) ou un contrat de travail temporaire (intérim).

Attendez encore un peu avant de vous engager…

En France, la durée minimale d’un CDD est de 18 mois (source : travail-emploi.gouv.fr). À moins qu’elle n’ait déjà deux enfants ou accouche de triplés, votre employée ne sera absente que quatre mois.

Est-ce que vous percevez le nœud sur le point de se former ?

Sauf si votre salariée fait partie du 1,25 % de la population qui donne naissance à des jumeaux ou à des triplés, les lignes temporelles finiront par se rejoindre. À un moment donné, vous vous retrouverez à payer deux personnes qui accomplissent exactement le même travail.

Concernant la seconde option, elle présente un inconvénient de taille…

Même si un contrat d’intérim ne dispose pas de durée minimale, c’est loin d’être une solution peu onéreuse. En plus du salaire de l’intérimaire, vous devrez vous acquitter de frais administratifs et de la commission de l’agence. En résumé : les contrats d’intérim sont onéreux pour l’employeur et maintiennent les professionnels dans la précarité.

Est-ce réellement ce que vous désirez ? Bien sûr que non. Heureusement, il reste une dernière option qui n’a que des points positifs.

La sous-traitance est-elle un eldorado pour les employeurs ?

Sans aucune hésitation, il est possible de répondre par l’affirmatif. Oui, la sous-traitance de tâches est une occasion en or pour les compagnies. Accessible financièrement, fiable, cette alternative reste le meilleur moyen de gérer un départ en congé de maternité.

Une passation de missions qui s’opère avec une facilité déconcertante

Très réactifs, les assistants virtuels et autres travailleurs du web s’adaptent rapidement à tous les changements. En quelques minutes, ils auront compris vos besoins, identifié le cadre à respecter et seront pleinement opérationnels.

Cela tient en plusieurs points.

Premièrement, afin de rejoindre YoWan Services, il est obligatoire d’être diplômé d’une université reconnue et d’avoir plusieurs années d’expérience. Ce sont donc des professionnels aguerris qui se chargeront de vos dossiers.

Entre les directives de l’agence et leur savoir-faire, ils n’auront besoin que de quelques heures pour trouver leur place.

Une gestion simplifiée des opérations

Les agents opérant à distance ont ceci de particulier qu’ils s’attèlent à simplifier les opérations administratives. Ils savent à quel point votre temps est précieux. En foi de quoi, ils ont établi un circuit de communication qui allège le travail de tout un chacun.

Est-ce que votre collaboratrice était responsable du marketing téléphonique (ou phoning) ? Après une séance de débriefing, l’agent virtuel passera des coups de fil qui convertissent les prospects. Avez-vous besoin d’un assistant comptable de remplacement ? Cela tombe bien. Les comptables de YoWan Services sont à l’aise avec tous les logiciels SaaS disponibles sur le marché.

Un soutien infaillible

Qui sait quels événements peuvent survenir dans la vie de votre collègue ? Un changement familial, une soif de changement, un désir de pays chauds et le voilà qui plie bagages. C’est impuissant que vous assisterez à ce bouleversement inopiné.

En optant pour la sous-traitance, vous êtes sûr de ne jamais vous retrouver dans pareille situation. YoWan Services compte dans ses rangs tellement de professionnels qu’il est impossible que vos ordres ne soient pas exécutés. Si d’aventure, un salarié fait faux bond, le dossier sera immédiatement quotté à un autre travailleur.

Un coût extrêmement bas

Solliciter un sous-traitant, c’est ne payer que pour les services utilisés. Pas de charges sociales ni de frais administratifs. Par ailleurs, les salaires des sous-traitants tendent à être plus bas que ceux des intérimaires ou des agents en CDD.

De quel autre argument avez-vous encore besoin ? Contactez YoWan Services pour remplacer efficacement votre collaboratrice en congé de maternité.

Références bibliographiques

1. https://www.insee.fr/fr/statistiques/4277635?sommaire=4318291#:~:text=En%202019%2C%20753%20000%20b%C3%A9b%C3%A9s,ralentit%20au%20fil%20des%20ann%C3%A9es.
2. https://code.travail.gouv.fr/contribution/quelle-est-la-duree-du-conge-de-maternite
3. http://www.odoxa.fr/sondage/femme-enceinte-environnement-professionnel/
4. https://www.cadreo.com/actualites/dt-femmes-cadres-maternite-carriere
5. https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F20559
6. https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F20559
7. https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/les-contrats-de-travail/article/le-contrat-a-duree-determinee-cdd#:~:text=Le%20CDD%20%C3%A0%20objet%20d%C3%A9fini,%C3%A0%20laquelle%20on%20se%20reportera.
8. https://www.leprogres.fr/societe/2021/04/11/jumeaux-triples-et-plus-combien-sont-ils-chaque-annee#:~:text=Historiquement%2C%20environ%201%20grossesse%20humaine,%2C75%25%20en%202015).