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Administration Des Ventes

Dans le Répertoire opérationnel des métiers et de l’emploi (ROME), la fonction d’assistante en administration des ventes répond au code M1701. Aussi appelé chargé de l’administration commerciale, ADV, gestionnaire de comptes clients, responsable de service après-vente, etc., ce professionnel est encore peu connu du grand public. Quel sacrilège au vu de son apport en entreprise…

Adminstration des ventes

Qu’est-Ce Qu’un Assistant En Administration Des Ventes (ADV) ?

Une vente commence bien avant la signature du contrat et s’achève bien après que les deux parties se soient serré la main. Même si ce n’est pas apparent, le cycle de vente est bien plus long qu’il n’y paraît.

Opérant dans le secteur administratif, un chargé de l’administration commerciale a la lourde tâche de s’assurer que les ventes se passent au mieux. Pour cela, il agira en amont et en aval de la transaction à proprement parler.

Avant même que le client passe commande, il se peut qu’il ait besoin d’être rassuré. Quelles sont les politiques de remboursement et d’annulation ? Dans quelles conditions seront expédiés les articles achetés ? De quel délai dispose-t-il pour se rétracter ? C’est à l’ADV qu’il incombe de définir les procédures administratives applicables à son employeur.

De même, dans le cas où l’entreprise devrait solliciter des prestataires externes, très souvent, c’est le gestionnaire de comptes qui élabore les appels d’offres. Eh oui… avant même qu’une signature ne soit apposée en bas de page, cet assistant virtuel est au four et au moulin. Et son métier ne s’arrête pas là.

En plus d’être un as de la rédaction des Conditions générales d’utilisation (CGU) ou de vente, il excelle avec les chiffres. En effet, c’est lui qui est responsable de la gestion de la facturation. Entendez par là qu’il procède à la préparation de la facturation et suit à la trace les avoirs, les escomptes et les encours des clients. Si ces derniers peinent à tenir leurs engagements, le gestionnaire procède aux relances de clients.

Et parce qu’il a à cœur que la transaction se passe bien, l’administrateur de ventes va encore plus loin. Après s’être assuré que la commande ait effectivement été envoyée, il vérifie que la satisfaction est au rendez-vous. Et si d’aventure les produits s’avèrent défectueux, il remonte l’information au management et suggère quelques corrections.

Extrêmement polyvalent, l’administrateur de ventes est l’un de ces professionnels qui deviennent rapidement indispensables. Aussi bien pour les gestionnaires d’e-boutiques que de commerces physiques, il fluidifie les opérations commerciales, leur permettant de se concentrer sur leur activité principale.

Quelles Sont Les Missions D’un Administrateur Des Ventes ?

Au cœur de la négociation commerciale, une assistante virtuelle spécialisée dans la gestion des ventes a plus d’une corde à son arc. Pendant quelques minutes, passez rapidement en revue le récapitulatif de cette profession… Pensez-vous vraiment que les missions de ce professionnel puissent être résumées en deux ou trois lignes ? Absolument pas.

Comme il doit régulièrement passer du front-office au back-office, le gestionnaire de comptes clients est aussi versatile qu’un couteau suisse.

L’établissement Des Procédures Administratives Liées Aux Ventes

Pour qu’une vente se déroule à la perfection, elle doit être pensée avant qu’elle n’ait lieu. C’est ainsi que l’administrateur des ventes devra répondre à au moins quatre questions :

quelle est la procédure d’enregistrement des commandes ?
quelle est la voie à suivre pour préparer les commandes ?
comment s’assurer que la facturation se passe au mieux ?
quels contrôles mettre en place pour fluidifier les opérations ?

Établir Une Procédure D’enregistrement Des Commandes

Suite à une stratégie marketing bien pensée, votre entreprise sera contactée par de futurs clients. Appel, e-mail, commande directe, … À chaque fois, l’administrateur de ventes devra enregistrer la commande et lui attribuer un numéro de suivi.

Afin d’éviter des quiproquos, il se chargera aussi d’expédier des accusés de réception. Dans ces derniers figureront des informations telles que :

la description de l’article (ou du service) ;
le prix appliqué par la commande ;
les conditions de règlement ;
les délais, le mode et l’adresse de livraison ;
le numéro de suivi de la transaction.

Dans le cas où la commande fait intervenir un paiement échelonné ou une livraison en plusieurs étapes, l’administrateur de ventes devra en tenir compte. Lors de la préparation de la facturation, il inclura les différentes échéances ainsi que les reliquats des commandes.

La Préparation Des Livraisons

Dès que les commandes sont enregistrées, elles sont transférées par l’administrateur des ventes au département de logistique. Là, sous son œil vigilant, elles sont préparées et acheminées vers leurs propriétaires. À chaque fois, un bon de livraison sera adjoint au paquet et fera mention de :

la nature et la quantité de biens présents dans le carton ;
(facultatif) le reliquat d’articles devant encore être expédiés ;
le destinataire de la livraison ;
(facultatif) la personne ayant réglé les achats si et seulement si elle diffère du récipiendaire ;
l’affaire à laquelle cette livraison a trait.

Idéalement, la livraison sera effectuée par voie recommandée et le colis remis en échange d’une signature. Même si cela implique quelques frais supplémentaires, c’est un excellent moyen de réduire les pertes et les malversations de clients.

L’optimisation De La Facturation

Avec la digitalisation, très souvent, l’enregistrement de commandes va de pair avec l’émission d’une facture. Le logiciel qui enregistre les désirs du client se charge de produire un document attestant de son achat. Toutefois, il est de la responsabilité de l’assistante virtuelle de s’assurer que les informations soient correctes et complètes.

À noter que parfois, la facture fait aussi office de bon de livraison.

La Création De Mesures De Contrôle

Quand il s’agit d’administration des ventes, la prudence est de mise. Il suffit d’une seconde d’inattention ou d’une erreur de frappe pour créer un sac de nœuds. C’est ainsi que certaines interrogations se doivent d’obtenir des réponses franches :

est-ce que la suite logicielle actuelle permet de facilement suivre un dossier ?
est-ce que les différentes opérations doivent suivre un chronomètre précis ?
est-ce que l’entreprise dispose d’un carne répertoriant l’ensemble des commandes et permettant d’en tirer des statistiques ?
est-ce que toutes les livraisons s’accompagnent de la délivrance d’un bon ?
est-ce que la facturation est systématiquement effectuée dans les meilleurs délais ?
est-ce que la facturation respecte la réglementation en vigueur ?
est-ce que l’entreprise dispose d’une procédure standard pour gérer les retours ou les demandes de remboursement ?
etc.

En première ligne dans la gestion des opérations de vente, l’administrateur se doit d’être un fin stratège. De même, il est nécessaire qu’il maîtrise les textes de lois et les procédures administratives en vigueur. Oui… Même si c’est une profession qui peut être externalisée, elle n’en reste pas moins complexe.

Le Contrôle De L’application De Ces Procédures

Une administratrice de ventes ne se contente pas de rédiger les procédures liées aux transactions commerciales. Elle veille aussi à ce qu’elles soient respectées à la lettre. Pour cela, elle est amenée à échanger régulièrement avec différents départements. Logistique, Service après-vente (SAV), comptabilité, … Ses missions la poussent à côtoyer presque tout le personnel.

Le Suivi Des Commandes

Après avoir réalisé la préparation de la facturation, un administrateur des ventes devra encore s’assurer que tout se passe au mieux. Travaillant en étroite collaboration avec le SAV, il fera remonter les éventuelles plaintes des acheteurs.

Par exemple, ces derniers peuvent être déçus de la qualité de l’article ou estimer qu’il ne correspond pas aux photos commerciales. Dans ce cas, le gestionnaire de comptes clients devra trouver une solution convenant autant aux acheteurs qu’à son employeur. Et si la même plainte revient de façon récurrente, il essaiera d’y trouver une solution définitive.

À noter que si l’acheteur ne respecte pas ses obligations financières, l’administrateur de ventes effectuera des relances de clients. Et si ce dernier ne s’acquitte toujours pas de ses créances, il entamera une procédure de recouvrement.

L’élaboration De Cahiers De Charges

Au quotidien, une entreprise est amenée à côtoyer aussi bien des prestataires, des fournisseurs que des clients. Et à chaque fois, elle échange des biens ou des services. Pour optimiser la productivité de la compagnie, ces transactions se doivent d’obéir à un canevas précis.

C’est à cet instant précis que l’administrateur de ventes entre en jeu.

Comme lors des commandes, un ADV peut établir les cahiers de charges régissant ces interactions. Ainsi, à chaque fois qu’un des managers devra prendre une décision, il pourra se référer à ce guide procédural.

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Quelles Sont Les Compétences Professionnelles Nécessaires Pour Devenir Administrateur Des Ventes ?

Un peu comptable, un peu agent commercial, l’administrateur de ventes se doit d’avoir une pléthore de compétences professionnelles. En plus des savoirs tels que la facturation, l’agent devra aussi être à l’aise avec l’outil informatique. Au quotidien, il sera amené à utiliser Excel mais aussi des logiciels tels que SAP et Salesforce.

Même si ce n’est pas obligatoire, maîtriser une seconde langue peut aider l’administrateur à décrocher des postes à l’international.

Quelles Sont Les Qualités Humaines Nécessaires Pour Devenir Administrateur De Ventes ?

La première qualité à posséder, c’est l’aisance avec les chiffres. En effet, du fait de la nature même de son métier, le gestionnaire de comptes clients sera amené à traiter une grande quantité d’informations numériques. Factures, avoirs de clients, remboursements en cours, … Sans une réelle affinité avec les nombres, il est difficile d’évoluer dans ce secteur.

De même, être un fin négociateur lui permettra d’obtenir des contrats en or pour son client. Et si en plus, il est d’un naturel extraverti, il n’aura pas de peine à faire travailler de concert les différents départements.

Quelle Formation Suivre Pour Devenir Administrateur De Ventes ?

Pour devenir administrateur des ventes, il est nécessaire d’avoir au moins un BAC+2 dans le secteur de la finance. Commerce, comptabilité, gestion, … tous les cursus qui forment à la gestion monétaire sont les bienvenus.

Du fait de la forte compétition sur le marché, la plupart des administrateurs de vente actuels ont au moins un BAC+5. Parfois même, ils ont fait leurs classes au sein de grandes écoles de commerce.

Pourquoi Externaliser L’administration Des Ventes ?

Avez-vous seulement idée du goulot d’étranglement que peut représenter la gestion administrative des ventes ? Faute d’une excellente facturation ou suite à un oubli, ces opérations peuvent vous faire perdre du temps, de l’argent et de l’énergie. Imaginez un instant que vous confondiez les dossiers de deux clients… Ou alors que vous deviez passer trois heures à chercher l’historique des transactions avec le client X.

Pour votre entreprise, c’est une perte de temps, d’argent et d’énergie. Pour vos clients, c’est une dégradation de leur expérience utilisateur. Dire que tout cela peut être évité en faisant appel à un administrateur de ventes externe…

Diplômés, hautement qualifiés, les assistants virtuels travaillant sous la bannière de YoWan Services mettront de l’ordre dans vos systèmes de facturation. Ayant l’habitude de travailler avec des compagnies de toutes tailles et issues de multiples secteurs, ils n’auront pas de peine à optimiser votre productivité. Enfin, vous allez cesser de vous emmêler les pinceaux avec tous ces dossiers.

Du fait de leur efficacité, les administrateurs de vente de YoWan Services affichent fièrement un taux de renouvellement de 100 %. De quel autre argument avez-vous besoin ? Contactez immédiatement YoWan Services au 01 89 16 60 29 ou par email à contact@yowanservices.fr.

Références Bibliographiques

Yoan

Diplômé ingénieur HEI, je fais preuve d'un goût prononcé pour la gestion de projet, le management et le travail en équipe. Créatif dans la recherche de solutions à un problème donné. On dit de moi que je suis pragmatique, rigoureux et déterminé. CEO de YoWan Services